Gestión de flujos de trabajo de aprobación

Asignar usuarios a grupos predefinidos: Añada usuarios específicos a los grupos de aprobación pertinentes en función de su nivel de firma o autoridad.

Definir umbrales de pago: Establezca los límites de pago (en EUR por ahora, pero en el futuro será en la divisa principal del cliente) que determinarán qué regla de aprobación se aplica. Asegúrese de que los umbrales cubran todos los rangos, desde 0 hasta una cantidad ilimitada.

Configurar reglas de aprobación: Para cada umbral de pago, especifique la combinación de grupos necesaria para la aprobación (p.e., para un pago de 0 a 5000 € se necesita un miembro del grupo "A"; para uno de 5000,01 a 250 000 €, se necesita un miembro del grupo "A" y otro del "B", o dos miembros del grupo "B").

Aprobación de la configuración: Recuerde que (si la función de doble administrador está activada) cualquier cambio realizado en los grupos o umbrales por un administrador debe ser revisado y aprobado por el segundo administrador antes de su activación.

Modificar grupos: La asignación de usuarios dentro de los grupos se puede modificar.

Ajustar umbrales: Actualice los umbrales de pago para adaptarlos a las nuevas políticas financieras.

Revisar cambios en la configuración: Los administradores deben revisar y aprobar/rechazar los cambios de configuración realizados por otros administradores.

Auditoría: Acceda a registros detallados para supervisar los cambios en la configuración, las actividades de pago y la lógica de aplicación de las aprobaciones.

Creación/Inicio de pagos: Los usuarios introducen los datos del pago (importe, destinatario, etc.).

Enrutamiento de la aprobación: El sistema comprueba el importe del pago con los umbrales configurados (convirtiendo el importe a EUR (y en el futuro, a la divisa principal del cliente) si es necesario) y determina la regla de aprobación requerida.

Acción de aprobación: Los usuarios (contactos autorizados) con los permisos necesarios en los grupos requeridos pueden revisar y aprobar o rechazar el pago. Un usuario solo necesita aprobar una vez por pago, incluso si pertenece a varios grupos requeridos para un paso específico. El usuario no puede aprobar los pagos que él mismo ha creado.

Seguimiento del estado: Los usuarios pueden seguir el estado de los pagos pendientes. Si un usuario no tiene permisos para aprobar un pago en su fase actual, el estado podría indicar que está pendiente de la aprobación de otros.

​

Plataforma: Esta función está disponible en EBO (Ebury Online) y en la aplicación móvil (en el futuro). La configuración se realizará principalmente a través de EBO.

Permisos: Se requieren permisos específicos para que los administradores gestionen la configuración (permiso "Gestionar permisos") y para que los usuarios aprueben los pagos. La configuración inicial del administrador puede formar parte del proceso de alta/activación.

Divisa: Los umbrales de pago se basan en EUR por ahora, pero en el futuro se basarán en la divisa principal del cliente. Los pagos en otras divisas se convertirán utilizando el tipo de cambio aplicable para determinar el umbral correcto.

Auditoría (registros de administrador): Se ha implementado un sistema de auditoría sólido para registrar todos los cambios en la configuración y las acciones de aprobación, garantizando la transparencia y la resolución de conflictos.

Defina reglas claras y lógicas que reflejen sus políticas internas.

Mantenga un número manejable de usuarios en los grupos de aprobación; asegure una cobertura suficiente para las ausencias.

Asigne usuarios a los grupos según su autoridad de firma real.

Revise y actualice periódicamente la configuración (umbrales, asignaciones de usuarios) a medida que cambien las necesidades de la empresa.

Utilice la función de doble administrador de forma diligente para todos los cambios en la configuración.