Para administradores: Configuración del flujo de trabajo
Acceder a la configuración: Inicie sesión en EBO y vaya al área de configuración de flujos de trabajo de aprobación.
Asignar usuarios a grupos:
Seleccione la opción "Grupo de usuarios".
Seleccione el grupo que desea gestionar (A, B o C).
Elija la opción para añadir usuarios.
Seleccione los usuarios que necesite de la lista de usuarios disponibles.
Confirme la asignación. Repita el proceso para todos los usuarios y grupos.
Definir umbrales de pago y asignar reglas de aprobación a los umbrales:
Seleccione la opción "Reglas de aprobación de pagos".
Cree un nuevo rango de umbral (p. ej., de 0 a 5000 €) en EUR (se basará en la divisa principal del cliente en el futuro).
Especifique la combinación de grupos de aprobación necesaria (p. ej., 1 del Grupo A; 1 del Grupo A + 1 del Grupo B; 2 del Grupo B).
Repita el proceso para todos los umbrales.
Una vez que todas las configuraciones (umbrales, reglas) estén establecidas, guarde los cambios. Nota: Otro administrador debe revisar y aprobar estos cambios para que se activen (función de doble administrador).
4.- Activar el flujo de Aprobación
Para aprobadores: Aprobar o rechazar pagos
Acceder a los pagos pendientes: Inicie sesión en EBO/Móvil (en el futuro) y vaya a la sección de pagos que esperan su aprobación.
Revisar el pago: Examine los detalles del pago que requiere aprobación.
Aprobar o rechazar: Seleccione "Aprobar" para autorizar el pago o "Rechazar" para denegarlo.
Nota: Dependiendo de la regla para el umbral del pago, pueden ser necesarias aprobaciones adicionales de otros usuarios/grupos antes de que el pago se procese por completo. Un usuario solo aprueba una vez por cada flujo de pago.
Para todos los usuarios: Seguimiento del estado del pago
Acceder al historial de pagos/panel de control: Vaya a la sección correspondiente en EBO/Móvil (en el futuro).
Ver estado: Localice el pago y vea su estado de aprobación actual en tiempo real.
Recomendaciones de buenas prácticas
Defina reglas claras y lógicas que reflejen sus políticas internas.
Asegúrese de que todos los rangos de pago (de 0 a una cantidad ilimitada) estén cubiertos.
Mantenga un número de usuarios manejable en los grupos de aprobación; asegúrese de que haya cobertura suficiente en caso de ausencias.
Asigne los usuarios a los grupos en función de su autoridad de firma real.
Revise y actualice periódicamente las configuraciones (umbrales, asignación de usuarios) a medida que cambien las necesidades de la empresa.
Utilice la función de doble administrador de forma diligente para todos los cambios de configuración.