Esta guía demuestra cómo configurar reglas de aprobación más complejas y de varios pasos utilizando la flexibilidad de la función de flujos de trabajo de aprobación de Ebury. Para cada escenario, desglosaremos la lógica de negocio y le mostraremos cómo traducirla en un conjunto funcional de reglas.
Se recomienda que primero se familiarice con los conceptos básicos de configuración de flujos de trabajo en nuestra guía "Cómo configurar y usar los flujos de trabajo de aprobación de pagos".
Escenario 1: Aprobación multinivel con autoridad jerárquica
Este escenario es para empresas cuyas políticas de aprobación se basan en una jerarquía, donde los firmantes de mayor nivel pueden sustituir a los de menor nivel.
Nuestro objetivo:
Basándonos en la siguiente política interna, configuraremos el conjunto completo de combinaciones de aprobación válidas para cada nivel.
Valor del pago | Niveles de autorización |
Igual o inferior a 100 000 £ o su equivalente en otra divisa | Un mínimo de un firmante C y un firmante B |
Más de 100 000 £ hasta 1 M £ inclusive o su equivalente en otra divisa | Un mínimo de dos firmantes autorizados B |
Más de 1 M £ hasta 5 M £ inclusive o su equivalente en otra divisa | Un mínimo de un firmante A + un firmante B |
Superior a 5 M £ o su equivalente en otra divisa | Dos firmantes A cualesquiera |
Concepto clave: Configuración de jerarquías con reglas "O"
La frase "Un mínimo de" implica que los grupos de mayor autoridad pueden sustituir a los de menor autoridad (p.e., un usuario del Grupo A puede cumplir un requisito del Grupo B). En nuestro sistema, esto se logra creando múltiples combinaciones de reglas válidas para un único umbral. El sistema considerará el pago aprobado si cualquiera de estas combinaciones "O" se cumple.
Pasos de configuración:
Traduzca su política a la divisa del sistema (EUR) En primer lugar, su empresa debe decidir los importes oficiales en EUR que se corresponden con sus niveles de política en GBP. Para este ejemplo, supondremos que su empresa establece los siguientes equivalentes:
La política de "hasta 100 000 £" se establece como hasta 120 000 €.
La política de "hasta 1 000 000 £" se establece como hasta 1 200 000 €.
La política de "hasta 5 000 000 £" se establece como hasta 6 000 000 €.
Inicie sesión como administrador y vaya a la configuración de "Reglas de aprobación de pagos".
Cree todas las combinaciones de reglas válidas para cada nivel:
Nivel 1: Hasta 120 000 €
Umbral: 0 € - 120 000 €
Lógica de la política: "Un mínimo de un firmante C y un firmante B". Esto significa que la base es 1 del Grupo B + 1 del Grupo C, pero los usuarios de nivel superior pueden sustituirlos.
Reglas del sistema a configurar para este umbral:
1 del Grupo B + 1 del Grupo C (La regla base)
2 del Grupo B (Un usuario del Grupo B sustituye al del Grupo C)
1 del Grupo A + 1 del Grupo C (Un usuario del Grupo A sustituye al del Grupo B)
1 del Grupo A + 1 del Grupo B (Un usuario del Grupo A sustituye al del Grupo C)
2 del Grupo A (Un usuario del Grupo A sustituye a los usuarios de los Grupos B y C)
Nivel 2: Más de 120 000 € hasta 1 200 000 €
Umbral: 120 000,01 € - 1 200 000 €
Lógica de la política: "Un mínimo de dos firmantes autorizados B". La base es 2 del Grupo B, pero los usuarios del Grupo A pueden sustituirlos.
Reglas del sistema a configurar para este umbral:
2 del Grupo B (La regla base)
1 del Grupo A + 1 del Grupo B (Un usuario del Grupo A sustituye a uno del Grupo B)
2 del Grupo A (Dos usuarios del Grupo A sustituyen a los dos del Grupo B)
Nivel 3: Más de 1 200 000 € hasta 6 000 000 €
Umbral: 1 200 000,01 € - 6 000 000 €
Lógica de la política: "Un mínimo de un firmante A + un firmante B". La base es 1 del Grupo A + 1 del Grupo B. Solo otro usuario del Grupo A puede sustituir al del Grupo B.
Reglas del sistema a configurar para este umbral:
1 del Grupo A + 1 del Grupo B (La regla base)
2 del Grupo A (Un usuario del Grupo A sustituye al del Grupo B)
Nivel 4: Más de 6 000 000 €
Umbral: 6 000 000,01 € - Ilimitado
Lógica de la política: "Dos firmantes A cualesquiera". La frase "Un mínimo de" no se usa aquí, lo que implica que es un requisito estricto sin posibilidad de sustitución por niveles inferiores.
Regla del sistema a configurar para este umbral:
2 del Grupo A
Guardar y enviar para aprobación: Una vez que todas las opciones de reglas estén configuradas para cada umbral, guarde los cambios. Un segundo administrador debe revisar y aprobar esta configuración completa antes de que se active.
Al configurar sus flujos de trabajo de esta manera, creará un sistema robusto y flexible que refleja correctamente la intención jerárquica de las políticas financieras de su empresa.
Vea el vídeo para ver estos pasos en acción.
Escenario 2: Aprobación flexible en dos pasos con múltiples opciones
Este escenario es para organizaciones que requieren que dos personas aprueben todos los pagos, pero quieren ofrecer flexibilidad sobre quiénes pueden ser esas dos personas, dependiendo del valor del pago. Demuestra cómo usar la lógica "O" del sistema configurando múltiples reglas válidas para un solo umbral.
Objetivo:
Implementar la siguiente política, que requiere dos autorizaciones distintas para cada pago.
Valor del pago (GBP) | Autoridad 1 | Autoridad 2 |
0 – 10,000 | 1 del Grupo A, B o C | 1 del Grupo A o B |
10,000.01 – 250,000 | 1 del Grupo A o B | 1 del Grupo A o B |
250,000.01 + | 1 del Grupo A o B | 1 del Grupo A |
Concepto clave: Creación de condiciones "O" para mayor flexibilidad
Como vimos en el primer escenario, puede añadir múltiples combinaciones de aprobación a un solo umbral. El pago se aprobará si se cumple cualquiera de estas combinaciones "O". Esta es la forma perfecta de configurar la política de aprobación flexible descrita anteriormente.
Pasos de configuración:
Traduzca su política a la divisa del sistema (EUR) En primer lugar, su empresa debe decidir los importes oficiales en EUR que se corresponden con sus niveles de política en GBP. Estos deben ser números claros y redondos para su política interna. Para este ejemplo, supondremos que su empresa establece los siguientes equivalentes en EUR:
El nivel de política de "hasta 10 000 £" se establecerá en el sistema como hasta 12 000 €.
El nivel de política de "hasta 250 000 £" se establecerá como hasta 300 000 €.
Inicie sesión como administrador y vaya a la configuración de "Reglas de aprobación de pagos".
Configure cada umbral en EUR con múltiples opciones de reglas:
Nivel 1: Hasta 12 000 €
Umbral: 0 € - 12 000 €
Lógica de la política: Se requieren dos aprobadores. La aprobación total debe consistir en una persona del (Grupo A o B) y otra del (Grupo A, B o C). Esto nos da varias combinaciones válidas, excluyendo una combinación C+C.
Reglas del sistema a configurar para este umbral:
2 del Grupo A
1 del Grupo A + 1 del Grupo B
1 del Grupo A + 1 del Grupo C
2 del Grupo B
1 del Grupo B + 1 del Grupo C
Nivel 2: Más de 12 000 € hasta 300 000 €
Umbral: 12 000,01 € - 300 000 €
Lógica de la política: Requiere dos aprobadores distintos, ambos del Grupo A o del Grupo B.
Reglas del sistema a configurar para este umbral:
2 del Grupo A
1 del Grupo A + 1 del Grupo B
2 del Grupo B
Nivel 3: Más de 300 000 €
Umbral: 300 000,01 € - Ilimitado
Lógica de la política: Requiere dos aprobadores distintos. Uno debe ser del Grupo A, y el otro puede ser del Grupo A o del Grupo B.
Reglas del sistema a configurar para este umbral:
2 del Grupo A
1 del Grupo A + 1 del Grupo B
Guardar y enviar para aprobación: Después de añadir todas las opciones de reglas a cada umbral en EUR, guarde la configuración. Un segundo administrador debe aprobar estos cambios antes de que entren en vigor.
Cómo funciona en la práctica: Cuando un usuario crea un pago de 8000 £ GBP, el sistema convertirá ese importe a EUR. Verá que el equivalente en EUR se encuentra dentro del umbral de 0 € - 12 000 € y lo abrirá para su aprobación. El pago se procesará una vez que se haya cumplido cualquiera de las cinco combinaciones de reglas válidas para ese nivel (p. ej., un usuario del Grupo B y uno del Grupo C lo aprueban).
Vea el vídeo para ver cómo añadir múltiples combinaciones de reglas a un solo umbral.
Buenas prácticas para escenarios complejos
Planifíquelo: Antes de empezar a configurar, dibuje su flujo de trabajo en papel. Defina claramente los umbrales y la lógica de "quién puede aprobar" para cada uno.
Use los grupos de forma lógica: Asegúrese de que las asignaciones de sus grupos de usuarios sean claras y jerárquicas (p. ej., el Grupo A tiene la máxima autoridad). Esto facilita la gestión de reglas complejas.
Evite los vacíos: Verifique dos veces que sus rangos de umbrales sean continuos y no tengan vacíos (p. ej., una regla termina en 10 000 y la siguiente empieza en 10 001).
Pruebe su configuración: Después de que sus nuevas reglas estén activas, cree un pago de prueba de bajo valor para asegurarse de que se enruta para su aprobación exactamente como lo había previsto.