Pritaikytų patvirtinimo eigos procesų nustatymas sistemoje „Ebury Web“ padeda saugiai valdyti tarptautinius mokėjimus ir visiškai suderinti juos su jūsų įmonės vidaus finansine politika. Šiame pagalbos straipsnyje žingsnis po žingsnio paaiškinta, kaip sukonfigūruoti, aktyvuoti ir valdyti savo tvirtinimo procesų sistemą.
Prieš pradedant: paskyros administratorių nustatymas
Norėdami pradėti naudotis šia sistema, pirmiausia turite kreiptis į savo klientų aptarnavimo vadovą, kad mes iš savo pusės priskirtume jūsų pirmąjį tvirtinimų administratorių.
Kai šis pirmasis administratorius taps aktyvus sistemoje „Ebury Web“, jis (kaip ir kiti vėliau pridėti administratoriai) galės lengvai paskirti kitus paskyros tvirtinimo administratorius atlikdamas šiuos veiksmus:
Eikite į Administratoriaus patvirtinimas (Admin Approval)
Eikite į Administratoriaus patvirtinti naudotojai (Admin Approval Users)
Galėsite pridėti daugiau kontaktų kaip tvirtinimo administratorius, paspaudę išskleidžiamąjį meniu ir pasirinkę juos iš ten.
Svarbu: Siekiant išlaikyti saugią sistemą, tik tie naudotojai, kurie sėkmingai pridėti kaip tvirtinimo administratoriai, gali būti įtraukti į jūsų pritaikytas tvirtinimo grupes.
Jei esate pasirengę pradėti, atlikite šiuos nuoseklius veiksmus ir susikurkite savo tvirtinimo procesų sistemą:
Kaip nustatyti tvirtinimo procesų sistemą
Pritaikytų taisyklių nystatymas užtikrina, kad jūsų įmonės išlaidos būtų autorizuojamos tiksliai tais lygiais, kurių reikalauja jūsų verslas. Atlikite šiuos veiksmus, kad sukurtumėte savo sistemą:
1. Naudotojų priskyrimas iš anksto apibrėžtoms grupėms
1 žingsnis: Prisijunkite prie „Ebury Web“ ir eikite į Patvirtinimo darbo eiga (Approval Workflow) nustatymų sritį.
2 žingsnis: Pasirinkite Naudotojų grupės (Group of Users).
3 žingsnis: Pasirinkite konkrečią grupę, kurią norite valdyti (Grupė A, Grupė B, Grupė C arba Grupė D).
4 žingsnis: Pasirinkite Pridėti naudotojus (Add users).
5 žingsnis: Pasirinkite reikiamus naudotojus iš esamo sąrašo. Čia rodomi kontaktai bus tie, kurie buvo pridėti veiksme Administratoriaus patvirtinti naudotojai (Admin Approval Users).
6 žingsnis: Patvirtinkite priskėrimą ir pakartokite šį veiksmą kitiems reikiamiems vartotojams bei grupėms.
2. Mokėjimo ribų ir tvirtinimo taisyklių apibrėžimas
Nustatykite savo mokėjimų limitus EUR, GBP arba USD valiutomis, kad nustatytumėte, kokia tiksli tvirtintojų kombinacija taikoma kiekvienam lygiui.
1 žingsnis: Pasirinkite Mokėjimo patvirtinimo taisyklės (Payment Approval Rules).
2 žingsnis: Sukurkite naują ribinį rėžį (pavyzdžiui, 0 EUR – 5 000 EUR).
3 žingsnis: Nurodykite reikiamą tvirtinimo grupių derinį tam konkrečiam lygiui. Pavyzdžiui:
A lygis (EUR 0 – EUR 5 000): Gali reikėti 1 asm. iš A grupės.
B lygis (EUR 5 000,01 – EUR 250 000): Gali reikėti tokio derinio kaip 1 asm. iš A grupės + 1 asm. iš B grupės arba 3 asm. iš B grupės.
4 žingsnis: Pakartokite šį veiksmą visoms likusioms riboms, kad pilnai sukonfigūruotumėte sistemą.
Pastaba: Užtikrinkite, kad sukonfigūruotos ribos apimtų visus galimus intervalus nuo 0 iki neapribotos sumos.
5 žingsnis: Pakeiskite savo tvirtinimo taisykles bet kuriuo metu, kai tik pasikeičia įmonės struktūra arba verslo poreikiai
Keičiantis vidinėms rolėms, atnaujinkite vartotojų priskirtį iš anksto apibrėžtose tvirtinimo grupėse
Dinamiškai atnaujinkite mokėjimų ribas, kad jos visada atitiktų kintančią įmonės finansų politiką.
Pastaba: Taisyklių pakeitimai netaikomi jau vykdomiems mokėjimams. Norėdami pritaikyti naujas taisykles aktyviam mokėjimui, atnaujinę taisykles turėsite jį atšaukti ir pateikti iš naujo.
3. Eigos proceso išsaugojimas ir aktyvavimas
1 žingsnis: Kai visos konfigūracijos (Ribos ir Taisyklės) bus baigtos, spustelėkite Išsaugoti (Save).
2 žingsnis: Spustelėkite Aktyvuoti (Activate). Nuo šios akimirkos kiekvienam mokėjimui automatiškai reikės paskirtų grupės naudotojų autorizavimo.
Administratoriaus patvirtinimai ir veiklos žurnalas
Paskyros administratoriai gali lengvai pakeisti platformos leidimus šiame specialiai tam skirtame puslapyje:
Administratoriaus patvirtinti naudotojai (Admin approval users): Aprašyti ir paaiškinti pradiniame instrukcijos žingsnyje.
Dviejų administratorių patvirtinimas (Dual admin approval): Įjungus šią funkciją užtikrinama, kad bet kokius vieno administratoriaus atliktus grupių ar ribų pakeitimus privalo peržiūrėti ir patvirtinti antrasis administratorius, kol jie dar neįsigaliojo.
Mokėjimo kūrėją laikyti tvirtintoju (Count payment creator as approver): Aktyvavus šį nustatymą, sistemoje pats mokėjimo sukūrimas prilyginamas pirmajam reikalaujamam patvirtinimui.
Veiklos žurnalas (Activity log):
Čia galite peržiūrėti ir patvirtinti konfigūracijos pakeitimus, jei įjungta funkcija Dviejų administratorių patvirtinimas (Dual admin approval).
Šiame skyriuje pateikiama visa audito istorija, leidžianti peržiūrėti bet kokius taisyklių pakeitimus, atliktus per visą laiką.
Saugumo kontrolės priemonės
Siekiant apsaugoti jūsų verslą nuo klaidų ir užtikrinti sklandžią priežiūrą, „Ebury Web“ sistemoje įdiegtos integruotos saugumo funkcijos:
Savarankiškas tvirtinimas: Siekiant sumažinti finansinę riziką, funkcija Mokėjimo kūrėją laikyti tvirtintoju pagal numatytuosius nustatymus yra išjungta. Jei norite, kad naudotojai galėtų patys tvirtinti savo inicijuotas transakcijas, turite aiškiai sutikti su tuo administratoriaus puslapyje.
Vieno tvirtinimo taisyklė: Naudotojas gali autorizuoti mokėjimą tik vieną kartą per vieną eigos proceso vykdymą, net jei jis priklauso kelioms grupėms, reikalaujamoms pagal tam tikrą sumos ribą.
Geriausios praktikos rekomendacijos
Atspindėkite įmonės politiką: Apibrėžkite aiškias, logiškas ribas, kurios tiksliai atitinka jūsų įmonėje galiojančią parašų ir tvirtinimo teisių matrica.
Planuokite nesant komandos nariams: Kiekvienoje tvirtinimo grupėje palaikykite valdomą, tačiau pakankamą vartotojų skaičių, kad užtikrintumėte verslo tęstinumą darbuotojams esant išvykusiems.