Patvirtinimo darbo eigų supratimas
Kas yra patvirtinimo darbo eiga?
Patvirtinimo darbo eiga leidžia nustatyti kelių lygių išeinančių mokėjimų patvirtinimo procesus. Galite priskirti vartotojus iš anksto apibrėžtoms patvirtinimo grupėms (A, B, C ir D), nustatyti konkrečias mokėjimo sumų ribas ir apibrėžti, kuri grupių kombinacija turi patvirtinti mokėjimus kiekvienoje riboje. Tai užtikrina, kad mokėjimams būtų taikomas atitinkamas patikrinimo lygis, atsižvelgiant į jų dydį.
Kokios yra pagrindinės šios sistemos funkcijos?
Konfigūruojamos ribos: nustatykite konkrečias mokėjimų ribas (EUR, USD arba GBP), kurios aktyvuoja patvirtinimo reikalavimus. Pastaba: ateities leidimuose bus palaikoma daugiau valiutų.
Patvirtinimo grupės (A, B, C, D): priskirkite vartotojus skirtingoms patvirtinimo grupėms.
Lanksčios taisyklės: apibrėžkite sudėtingą patvirtinimo logiką, pavyzdžiui, reikalaujant vieno A grupės tvirtintojo, dviejų B grupės tvirtintojų arba grupių derinio, priklausomai nuo mokėjimo sumos.
Dviguba administratoriaus kontrolė: jei ši funkcija aktyvi, visus darbo eigos konfigūracijos pakeitimus turi patvirtinti antrasis administratorius, kad jie įsigaliotų.
Audito sekimas: tvarkykite išsamią visų konfigūracijos pakeitimų ir patvirtinimo veiksmų istoriją, kad užtikrintumėte skaidrumą ir atitiktį reikalavimams.
Kas gali nustatyti patvirtinimo darbo eigas?
Autorizuoti vartotojai, kuriems suteikta teisė „Valdyti leidimus“ (Manage permissions), turi galimybę veikti kaip administratoriai.
Turiu leidimą „Valdyti leidimus“, bet nematau kortelės „Patvirtinimo darbo eigos“. Kas vyksta?
Jei keli autorizuoti vartotojai turi teisė „Valdyti leidimus“, pirmasis vartotojas, prisijungęs prie skilties „Patvirtinimo darbo eigos“, automatiškai tampa vieninteliu administratoriumi. Šis administratorius yra atsakingas už kitų administratorių įtraukimą pagal poreikį.
Kokių tipų transakcijoms galiu kurti patvirtinimo darbo eigas?
Šiuo metu patvirtinimo darbo eigos yra skirtos tik mokėjimams. Tai apima mokėjimus, inicijuotus internetu iš skyriaus Mokėjimai, Konvertuoti ir mokėti arba pridedant mokėjimą prie skyriaus Konvertuoti, taip pat mokėjimus, kuriuos priskyrė jūsų klientų aptarnavimo vadovas.
Kiek patvirtinimo lygių galiu nustatyti?
Galite nustatyti iki penkių patvirtinimo lygių.
Nustatymas ir techniniai mechanizmai
Kaip nustatyti ir naudoti mokėjimo patvirtinimo darbo eigą?
Kaip administratorius, galite aktyvuoti darbo eigą atlikdami šiuos veiksmus:
Priskirkite vartotojus: įtraukite atitinkamus vartotojus į A, B, C arba D grupes.
Nustatykite ribas: apibrėžkite savo mokėjimų sumų ribas.
Taikykite taisykles: kiekvienai ribai priskirkite reikiamus grupių patvirtinimo derinius.
Išsaugokite ir patvirtinkite: išsaugokite konfigūracijos pakeitimus, kad kitas administratorius galėtų juos peržiūrėti ir patvirtinti.
Įjunkite: eikite į pagrindinę skyrių Patvirtinimo darbo eigos ir spustelėkite Patvirtinimo darbo eiga, kad ji taptų aktyvi.
Kaip praktiškai mokėjimai juda sistemoje?
Pateikimas: vartotojas sukuria ir pateikia mokėjimą.
Nukreipimas: sistema patikrina mokėjimo sumą pagal jūsų aktyvias ribas ir nustato reikiamas taisykles.
Patvirtinimas: paskirti tvirtintojai peržiūri mokėjimo informaciją Ebury Web sistemoje ir jį patvirtina arba atmeta.
Apdorojimas: Kai gaunami visi reikalingi patvirtinimai pagal sukonfigūruotas taisykles, mokėjimas perduodamas apdoroti.
Sekimas: visi vartotojai gali stebėti tiesioginę savo pateiktų arba privalomų patvirtinti mokėjimų būseną, o administratoriai gali pasiekti išsamius audito žurnalus.
Kas nutiks, jei turiu laukiantį mokėjimą ir pakeisiu mokėjimo patvirtinimo taisykles?
Patvirtinimo taisyklės netaikomos atgaline data, todėl laukiančiam mokėjimui bus taikomos ankstesnės taisyklės. Jei norite apdoroti šį mokėjimą pagal naujas taisykles, ištrinkite senąjį mokėjimą ir sukurkite naują.
Konfigūracijos scenarijai
Toliau pateikiami praktiniai scenarijai, rodantys, kaip vidinę įmonės politiką paversti funkcinėmis sistemos taisyklėmis.
1 scenarijus: paprastas
Grupės: A (1 narys)
Riba | Taisyklė |
0.00 → Neapribota | 1 asmuo iš tvirtintojų |
„Įtraukti mokėjimo kūrėją kaip tvirtintoją“ ĮJUNGTA → kūrėjas patvirtina pats. Dvigubas administratorius IŠJUNGTAS. Mažiausias apribojimas, minimalus funkcijų atskyrimas.
2 scenarijus: suskirstytas pagal sumą (pareigų atskyrimas)
Grupės: A (2 nariai); B (2 nariai)
Riba | Taisyklė |
0.00 → 10,000 | 1 iš A |
10,000 → 100,000 | 1 iš A + 1 iš B |
100,000 → Neapribota | 2 iš B |
„Įtraukti kūrėją kaip tvirtintoją“ IŠJUNGTA → tikrasis keturių akių principas didesniems mokėjimams.
3 scenarijus: lygiagretūs deriniai
Grupės: A (2 nariai); B (2 nariai); C (2 nariai)
Riba | Taisyklė |
50,000 → Neapribota | 1 A + 1 C, ARBA 1 B + 1 C, ARBA 2 C |
Bet kuris vienas derinys yra pakankamas: Pakeičiamumas reiškia, kad joks pavienis nebuvimas neblokuoja mokėjimų.
4 scenarijus: griežta kontrolė (dvigubas administratorius + pilnas keturių akių principas)
Grupės: A (3 nariai); B (2 nariai); C (2 nariai)
Riba | Taisyklė |
0.00 → 25,000 | 1 A + 1 B |
25,000 → 250,000 | 1 A + 2 B |
250,000 → Neapribota | 1 B + 1 C |
Dvigubas administratoriaus patvirtinimas ĮJUNGTAS, „Įtraukti kūrėją kaip tvirtintoją“ IŠJUNGTA. Maksimalus atskyrimas ir pakeitimų kontrolė.
Scenarijų palyginimas
| 1 scenarijus | 2 scenarijus | 3 scenarijus | 4 scenarijus |
Tvirtintojų skaičius mokėjimui | 1 | 1-2 | 2 | 2-3 |
Suskirstymas pagal sumą | Ne | Taip | Taip | Taip |
Paraleliniai deriniai | Ne | Ne | Taip | Pasirinktinai |
Dvigubas administratorius | Išjungta | Išjungta | Pasirinktinai | Įjungta |
Kūrėjas įskaičiuojamas kaip tvirtintojas | Įjungta | Išjungta | Išjungta | Išjungta |
Geriausia praktika sudėtingoms darbo eigoms
Norėdami užtikrinti, kad jūsų patvirtinimo taisyklės veiktų tiksliai taip, kaip numatyta, atsižvelkite į šias operacines rekomendacijas:
Suplanuokite procesą: nupieškite savo darbo eigą popieriuje prieš įvesdami ją į Ebury Online. Aškiai apibrėžkite kiekvieną vertės ribą ir konkrečią logiką „kas gali patvirtinti“ kiekvienam lygmeniui.
Naudokite grupes logiškai: nustatykite aiškius, hierarchinius vartotojų grupių priskyrimus (pavyzdžiui, A grupė turi aukščiausią įgaliojimų lygį), kad sudėtingas taisykles būtų paprasta valdyti.
Išvenkite tarpų: dukart patikrinkite, ar jūsų ribos yra nepertraukiamos ir visiškai vientisios, kad jokia transakcijos vertė neliktų be taikytinos taisyklės (pvz., jei viena taisyklė baigiasi ties EUR 12,000, kita taisyklė turi prasidėti ties EUR 12,000.01).
Išbandykite nustatymus: kai naujos taisyklės bus visiškai patvirtintos ir aktyvios, sukurkite mažos vertės bandomąjį mokėjimą, kad patvirtintumėte, jog sistema nukreipia jį tinkamiems tvirtintojams.
Jei turite papildomų klausimų ar reiktų pagalbos dėl kitų Ebury Online dokumentų, visada mielai padėsime!