La configuration de règles personnalisées garantit que vos dépenses d'entreprise passent par les niveaux exacts d'autorisation requis par votre activité. Suivez ces étapes pour élaborer votre cadre:
1. Assigner des utilisateurs à des groupes prédéfinis
Étape 1 : Connectez-vous à Ebury Web et rendez-vous dans la section des paramètres d'Approbation.
Étape 2 : Sélectionnez « Groupes d'utilisateurs ».
Étape 3 : Sélectionnez le groupe spécifique que vous souhaitez gérer (Group A, Group B, Group C ou Group D).
Étape 4 : Choisissez l'option pour ajouter des utilisateurs.
Étape 5 : Sélectionnez les utilisateurs requis dans la liste disponible. Les contacts affichés ici seront ceux ajoutés lors de l'étape « Admin Approval Users ».
Étape 6 : Confirmez l'assignation, puis répétez ce processus pour tous les autres utilisateurs et groupes nécessaires.
2. Définir les seuils de paiement et les règles d'approbation
Fixez vos limites de paiement (EUR, GBP ou USD) pour attribuer automatiquement les bons approbateurs selon le montant.
Étape 1 : Sélectionnez « Régles d’approbation des paiements ».
Étape 2 :Créez une nouvelle tranche de seuil (ex. 0 à 5 000 EUR).
Étape 3 :Indiquez les groupes d'approbation requis pour chaque tranche. Par exemple :
Niveau A (EUR 0 - EUR 5,000) : Peut nécessiter 1 x Group A.
Niveau B (EUR 5,000.01 - EUR 250,000) : Peut nécessiter une combinaison telle que 1 x Group A + 1 x Group B, ou 3 x Group B.
Étape 4 : Répétez l'opération pour chaque tranche afin de couvrir l'ensemble de vos besoins.
Note : Assurez-vous que vos seuils couvrent l'intégralité des montants, de 0 à illimité.
Étape 5 : Ajustez vos règles d'approbation à tout moment pour les adapter à l'évolution de votre entreprise.
Mettez à jour la liste des utilisateurs de vos groupes d'approbation au rythme de l'évolution de vos équipes.
Mettez à jour vos seuils de paiement selon l'évolution de vos règles financières.
Remarque : Les modifications de règles ne s'appliquent pas aux paiements déjà en cours. Pour qu'un paiement actif bénéficie des nouvelles règles, vous devez l'annuler puis le soumettre à nouveau après la mise à jour.
3. Sauvegarder et activer le flux de travail
Étape 1 :Une fois la configuration (seuils et règles) terminée, cliquez sur « Enregistrer ».
Étape 2 : Cliquez sur « Activer ». Dès cet instant, chaque paiement sera automatiquement soumis à l'approbation des membres du groupe désigné.
Approbations par l’Administrateur & Journal d'activité
Les administrateurs du compte peuvent facilement modifier les autorisations de la plateforme depuis cette page dédiée :
Utilisateurs d'approbation d'administration : ce point a été abordé lors de la première étape du tutoriel.
Double approbation d'administration : lorsque cette fonctionnalité est activée, toute modification apportée aux groupes ou aux seuils par un administrateur doit être validée par un second administrateur pour prendre effet.
Considérer le créateur du paiement comme approbateur : lorsque cette option est activée, la création initiale du paiement est comptabilisée comme la première approbation requise.
Journal d’activité :
C'est ici que vous vous rendez pour examiner et approuver les modifications de configuration si l'option « Dual admin approval » est activée.
Cette section fournit un historique d'audit complet permettant de revoir toutes les modifications apportées à n'importe quelle règle au fil du temps.
Mesures de sécurité
Pour protéger votre entreprise contre les erreurs et assurer une supervision fluide, Ebury Web intègre des fonctionnalités de sécurité natives :
Auto-approbation : Afin de limiter les risques financiers, la fonctionnalité Considérer le créateur du paiement comme approbateur est désactivée par défaut. Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent approuver les transactions qu'ils ont eux-mêmes initiées, vous devez l'activer explicitement via la page d'administration.
Règle d'approbation unique : Un utilisateur ne peut autoriser un paiement qu'une seule fois par exécution du flux de travail, même s'il appartient à plusieurs groupes requis pour ce niveau de seuil spécifique.
Recommandations de bonnes pratiques
Reflétez la politique interne : Définissez des limites claires et logiques qui reflètent la matrice de signature réelle de votre entreprise.
Anticipez les absences : Conservez un nombre d'utilisateurs gérable mais suffisant dans chaque groupe d'approbation afin de garantir la continuité des activités lors de l'absence de membres de l'équipe.