Comprendre les flux de travail d'approbation
Q : Qu'est-ce qu'un flux de travail d'approbation ?
Un flux de travail d'approbation vous permet d'établir des processus d'approbation à plusieurs niveaux pour vos paiements sortants. Vous pouvez assigner des utilisateurs à une liste de groupes d'approbation prédéfinis (A, B et C), définir des seuils de montant spécifiques pour les paiements et déterminer quelle combinaison de groupes doit approuver les paiements pour chaque seuil. Cela garantit que les paiements bénéficient d'un niveau de contrôle adapté à leur montant.
Q : Quelles sont les fonctionnalités clés de ce système ?
Seuils configurables : définissez des limites de paiement spécifiques (en EUR, USD ou GBP) qui déclenchent des exigences d'approbation. Remarque : les futures versions prendront en charge d'autres devises.
Groupes d'approbation (A, B, C, D) : assignez des utilisateurs à différents groupes d'approbation.
Règles flexibles : définissez une logique d'approbation complexe, comme l'obligation d'avoir un approbateur du Groupe A, deux approbateurs du Groupe B ou une combinaison de groupes selon le montant du paiement.
Double contrôle d'administration : s'il est actif, toutes les modifications apportées à la configuration du flux de travail doivent être approuvées par un second administrateur avant de prendre effet.
Piste d'audit : conservez des journaux complets de toutes les modifications de configuration et de toutes les actions d'approbation à des fins de transparence et de conformité.
Q : Qui peut configurer les flux de travail d'approbation ?
Les utilisateurs autorisés qui possèdent la permission « Gérer les permissions » peuvent agir en tant qu'administrateurs.
Q : Je possède la permission « Gérer les permissions », mais je ne vois pas l'onglet « Flux de travail d'approbation ». Que se passe-t-il ?
Si plusieurs utilisateurs autorisés possèdent la permission « Gérer les permissions », le premier utilisateur qui accède à la section « Flux de travail d'approbation » devient automatiquement l'unique administrateur. Cet administrateur est ensuite chargé d'ajouter d'autres administrateurs si nécessaire.
Q : Pour quel type de transactions puis-je créer des flux de travail d'approbation ?
Actuellement, les flux de travail d'approbation sont exclusivement réservés aux paiements. Cela inclut les paiements initiés en ligne depuis la section Paiements, Convertir & Payer, l'ajout d'un paiement aux sections Convertir, ainsi que les paiements attribués par votre gestionnaire de compte.
Q : Combien de niveaux d'approbation puis-je configurer ?
Vous pouvez configurer jusqu'à cinq niveaux d'approbation.
Configuration et fonctionnement technique
Q : Comment configurer et utiliser un flux de travail d'approbation de paiement ?
En tant qu'administrateur, vous pouvez activer un flux de travail en suivant ces étapes :
Assigner les utilisateurs : ajoutez les utilisateurs concernés aux Groupes A, B, C ou D.
Définir les seuils : établissez vos tranches de montants de paiement.
Appliquer les règles : assignez les combinaisons d'approbation de groupe requises pour chaque seuil.
Enregistrer et approuver : enregistrez vos modifications de configuration afin qu'un autre administrateur puisse les examiner et les approuver.
Activer : accédez à la section principale Flux de travail d'approbation et cliquez sur Flux de travail d'approbation pour l'activer.
Q : Comment les paiements circulent-ils dans le système en pratique ?
Soumission : un utilisateur crée et soumet un paiement.
Acheminement : le système vérifie le montant du paiement par rapport à vos seuils actifs et identifie les règles requises.
Approbation : les approbateurs désignés examinent les détails du paiement dans Ebury Web et l'approuvent ou le rejettent.
Traitement : une fois toutes les approbations requises obtenues selon les règles configurées, le paiement passe au traitement.
Suivi : tous les utilisateurs peuvent suivre le statut en direct des paiements qu'ils ont soumis ou qu'ils doivent approuver, tandis que les administrateurs ont accès à des journaux d'audit détaillés.
Q : Que se passe-t-il si j'ai un paiement en attente et que je modifie les règles d'approbation des paiements ?
Les règles d'approbation ne s'appliquent pas de manière rétroactive ; le paiement en attente reste donc soumis aux règles précédentes. Si vous devez traiter ce paiement avec les nouvelles règles, supprimez l'ancien paiement et créez-en un nouveau.
Scénarios de configuration
Vous trouverez ci-dessous des scénarios pratiques illustrant la manière de traduire vos politiques internes en règles système fonctionnelles.
Scénario 1 : Simple
Groupes : A (1 membre)
Tranche | Règle |
0.00 → Illimité | 1 personne parmi les approbateurs |
« Compter le créateur du paiement comme approbateur » ACTIF → le créateur s'auto-approuve. Double contrôle d'administration INACTIF. Friction minimale, séparation des tâches minime.
Scénario 2 : Échelonné par montant (séparation des tâches)
Groupes : A (2 membres) ; B (2 membres)
Tranche | Règle |
0.00 → 10,000 | 1 du Groupe A |
10,000 → 100,000 | 1 du Groupe A + 1 du Groupe B |
100,000 → Illimité | 2 du Groupe B |
« Compter le créateur comme approbateur » INACTIF → véritable principe du double regard sur les paiements élevés.
Scénario 3 : Combinaisons parallèles
Groupes : A (2 membres) ; B (2 membres) ; C (2 membres)
Tranche | Règle |
50,000 → Illimité | 1 A + 1 C, OU 1 B + 1 C, OU 2 C |
L'une de ces combinaisons suffit à valider le paiement : La redondance évite qu'une absence isole et bloque le traitement des paiements.
Scénario 4 : Contrôle élevé (double administration + double regard complet)
Groupes : A (3 membres) ; B (2 membres) ; C (2 membres)
Tranche | Règle |
0.00 → 25,000 | 1 A + 1 B |
25,000 → 250,000 | 1 A + 2 B |
250,000 → Illimité | 1 B + 1 C |
Approbation par double administration ACTIF, « Compter le créateur comme approbateur » INACTIF. Séparation des tâches et contrôle des modifications maximaux.
Comparaison des scénarios
| Scénario 1 | Scénario 2 | Scénario 3 | Scénario 4 |
Approbateurs par paiement | 1 | 1-2 | 2 | 2-3 |
Échelonné par montant | Non | Oui | Oui | Oui |
Combinaisons parallèles | Non | Non | Oui | Optionnel |
Double administration | Inactif | Inactif | Optionnel | Actif |
Le créateur compte comme approbateur | Actif | Inactif | Inactif | Inactif |
Bonnes pratiques pour les flux de travail complexes
Pour vous assurer que vos règles d'approbation fonctionnent exactement comme prévu, gardez ces recommandations opérationnelles à l'esprit :
Schématisez votre processus : dessinez votre flux de travail sur papier avant de le saisir dans Ebury Online. Définissez clairement chaque seuil de valeur et la logique « qui peut approuver » pour chaque niveau.
Utilisez les groupes de manière logique : établissez des attributions de groupes d'utilisateurs claires et hiérarchisées (par exemple, le Groupe A détient le niveau d'autorité le plus élevé) pour garder la gestion des règles complexes simple.
Évitez les lacunes : vérifiez que vos tranches de seuils sont continues et sans interruption afin qu'aucun montant de transaction ne se retrouve sans règle applicable (par exemple, si une règle se termine à EUR 12,000, la suivante doit commencer à EUR 12,000.01).
Testez votre configuration : une fois vos nouvelles règles approuvées et actives, créez un paiement de test de faible valeur pour confirmer que le système l'achemine vers les bons approbateurs.
N'hésitez pas à me faire savoir si vous souhaitez adapter d'autres documents ou si vous avez des questions complémentaires sur la configuration de vos flux dans Ebury Online !