Goedkeuringsworkflows begrijpen
Wat is een goedkeuringsworkflow?
Met een goedkeuringsworkflow kunt u een goedkeuringsproces met meerdere niveaus instellen voor uitgaande betalingen. U kunt gebruikers toewijzen aan een lijst met vooraf gedefinieerde goedkeuringsgroepen (A, B en C, etc.), specifieke drempelbedragen voor betalingen instellen en bepalen welke combinatie van groepen betalingen binnen elke drempel moet goedkeuren. Dit zorgt ervoor dat betalingen het juiste niveau van controle krijgen op basis van hun omvang.
Wat zijn de belangrijkste kenmerken van dit systeem?
Configureerbare drempels: stel specifieke betalingslimieten in (in EUR, USD of GBP) die goedkeuringsvereisten activeren. Let op: Toekomstige releases zullen meer valuta's ondersteunen.
Goedkeuringsgroepen (A, B, C, D): wijs gebruikers toe aan verschillende goedkeuringsgroepen.
Flexibele regels: definieer complexe goedkeuringslogica, zoals het vereisen van één goedkeurder uit Groep A, twee goedkeurders uit Groep B of een combinatie van groepen, afhankelijk van het betalingsbedrag.
Dubbele beheerderscontrole: indien actief, moeten alle wijzigingen in de workflowconfiguratie worden goedgekeurd door een tweede beheerder voordat ze van kracht worden.
Audit-trail: houd uitgebreide logboeken bij van alle configuratiewijzigingen en goedkeuringsacties voor transparantie en naleving.
Wie kan goedkeuringsworkflows instellen?
Gemachtigde gebruikers met de machtiging "Machtigingen beheren" komen in aanmerking om als beheerder op te treden.
Ik heb de machtiging "Machtigingen beheren", maar ik zie het tabblad "Goedkeuringsworkflows" niet. Wat is er aan de hand?
Als meerdere gemachtigde gebruikers de machtiging "Machtigingen beheren" hebben, wordt de eerste gebruiker die de sectie "Goedkeuringsworkflows" opent automatisch de enige beheerder. Die beheerder is er vervolgens verantwoordelijk voor om zo nodig andere beheerders toe te voegen.
Voor welk type transacties kan ik goedkeuringsworkflows aanmaken?
Momenteel zijn goedkeuringsworkflows uitsluitend bedoeld voor betalingen. Dit omvat betalingen die online worden gestart vanuit de sectie Betalingen, Converteren & betalen, of het toevoegen van een betaling via Converteren, evenals betalingen die offline zijn toegewezen door uw relatiebeheerder.
Hoeveel goedkeuringsniveaus kan ik instellen?
U kunt maximaal vijf goedkeuringsniveaus instellen.
Instelling en technische werking
Hoe stel ik een goedkeuringsworkflow voor betalingen in en hoe gebruik ik deze?
Als beheerder kunt u een workflow activeren via deze stappen:
Gebruikers toewijzen: voeg de relevante gebruikers toe aan Groep A, B, C of D.
Drempels instellen: bepaal uw bereik voor betalingswaarden.
Regels toepassen: wijs de vereiste groepsgoedkeuringscombinaties toe aan elke drempel.
Opslaan en goedkeuren: sla uw configuratiewijzigingen op, zodat een andere beheerder ze kan beoordelen en goedkeuren.
Inschakelen: ga naar de hoofdsectie Goedkeuringsworkflows en klik op Goedkeuringsworkflow om deze actief te maken.
Hoe bewegen betalingen zich in de praktijk door het systeem?
Indienen: een gebruiker maakt een betaling aan en dient deze in.
Routing: het systeem controleert het betalingsbedrag aan de hand van uw actieve drempels en identificeert de vereiste regels.
Goedkeuring: aangewezen goedkeurders beoordelen de betalingsdetails in Ebury Web en keuren de betaling goed of wijzen deze af.
Verwerking: zodra alle vereiste goedkeuringen zijn verkregen volgens de geconfigureerde regels, wordt de betaling verwerkt.
Tracering: alle gebruikers kunnen de live status volgen van de betalingen die ze hebben ingediend of moeten goedkeuren, terwijl beheerders toegang hebben tot gedetailleerde audit-logs.
Wat gebeurt er als ik een in behandeling zijnde betaling heb en ik de regels voor betalingsgoedkeuring wijzig?
Goedkeuringsregels worden niet met terugwerkende kracht toegepast, dus de betaling die in behandeling is, valt onder de vorige regels. Als u deze betaling moet verwerken met de nieuwe betalingsregels, verwijdert u de oude betaling en maakt u een nieuwe aan nu u de nieuwe regels heeft.
Configuratioscenario's
Hieronder vindt u praktische scenario's die laten zien hoe u intern bedrijfsbeleid kunt vertalen naar functionele systeemregels.
Scenario 1: Eenvoudig
Groepen: A (1 lid)
Schaal | Regel |
0.00 → Onbeperkt | 1 persoon uit goedkeurders |
"Reken maker van betaling mee als goedkeurder" AAN → maker keurt zelf goed. Dubbele beheerder UIT. Laagste wrijving, minimale functiescheiding.
Scenario 2: Gestaffeld op bedrag (functiescheiding)
Groepen: A (2 leden); B (2 leden)
Schaal | Regel |
0.00 - 10,000 | 1 uit A |
10,000 - 100,000 | 1 uit A + 1 uit B |
100,000 → Onbeperkt | 2 uit B |
"Reken maker mee als goedkeurder" UIT → echt vier-ogenbeginsel bij grotere betalingen.
Scenario 3: Parallele combinaties
Groepen: A (2 leden); B (2 leden); C (2 leden)
Schaal | Regel |
50,000 → Onbeperkt | 1 A + 1 C, OF 1 B + 1 C, OF 2 C |
Elke willekeurige combinatie volstaat: Redundantie betekent dat geen enkele afwezigheid betalingen blokkeert.
Scenario 4: Hoge controle (dubbele beheerder + volledig vier-ogenbeginsel)
Groepen: A (3 leden); B (2 leden); C (2 leden)
Schaal | Regel |
0.00 - 25,000 | 1 A + 1 B |
25,000 - 250,000 | 1 A + 2 B |
250,000 → Onbeperkt | 1 B + 1 C |
Dubbele beheerdersgoedkeuring AAN, "Reken maker mee als goedkeurder" UIT. Maximale functiescheiding en wijzigingsbeheer.
Vergelijking van scenario's
| Scenario 1 | Scenario 2 | Scenario 3 | Scenario 4 |
Goedkeurders per betaling | 1 | 1-2 | 2 | 2-3 |
Gestaffeld op bedrag | Nee | Ja | Ja | Ja |
Parallele combinaties | Nee | Nee | Ja | Optioneel |
Dubbele beheerder | Uit | Uit | Optioneel | Aan |
Maker telt mee als goedkeurder | Aan | Uit | Uit | Uit |
Best practices voor complexe workflows
Houd deze operationele aanbevelingen in gedachten om ervoor te zorgen dat uw goedkeuringsregels precies zoals bedoeld presteren:
Breng het in kaart: teken uw workflow op papier voordat u deze invoert in Ebury Online. Definieer duidelijk elke waardedrempel en de specifieke logica voor "wie kan goedkeuren" voor elke staffel.
Gebruik groepen logisch: zorg voor duidelijke, hiërarchische toewijzingen van gebruikersgroepen (bijvoorbeeld: Groep A heeft het hoogste autoriteitsniveau) om complexe regels eenvoudig te beheren te houden.
Vermijd hiaten: controleer dubbel of uw drempelbereiken aaneensluitend en volledig naadloos zijn, zodat geen enkele transactiewaarde zonder toepasbare regel blijft (bijv. als één regel eindigt op EUR 12,000, moet de volgende regel beginnen op EUR 12,000.01).
Test uw instellingen: zodra uw nieuwe regels volledig zijn goedgekeurd en live staan, maakt u een testbetaling met een lage waarde aan om te bevestigen dat het systeem deze naar de juiste goedkeurders stuurt.
Neem contact op met het desbetreffende support team indien u er niet helemaal uitkomt, wij helpen u graag hiermee.