Het instellen van uw goedkeuringsworkflows op Ebury Web helpt u bij het veilig beheren van wereldwijde betalingen, terwijl u volledig afgestemd blijft op uw interne financiële beleid. Deze handleiding leidt u stap voor stap door het instellen, activeren en beheren van uw workflow-kader.
Voordat u begint: Uw accountbeheerders instellen
Om hiermee te beginnen, moet u eerst uw Account Manager vragen om een beheerder in te stellen.
Zodra de eerste admin actief is op Ebury Web, kan deze — en eventuele beheerders die later worden toegevoegd — eenvoudig andere Goedkeuringsbeheerders voor het account aanwijzen door deze stappen te volgen:
Ga naar "Goedkeuring door beheerder"
Ga naar “Gebruikers met beheerdersgoedkeuring”
U kunt meer contactpersonen toevoegen als Goedkeuringsbeheerder door op het vervolgkeuzemenu te klikken en ze daar te selecteren.
Let op: Om een veilige flow te behouden, kunnen alleen gebruikers die succesvol zijn toegevoegd als Goedkeuringsbeheerder worden opgenomen in uw aangepaste goedkeuringsgroepen.
Als u klaar bent om te beginnen, kunt u de onderstaande stappen volgen om de instellingen in kaart te brengen:
Hoe u regels voor goedkeuringsworkflows instelt
Het configureren van aangepaste regels zorgt ervoor dat uw betalingen de exacte autorisatieniveaus doorlopen die uw organisatie vereist. Volg deze stappen om de de instellingen te activeren:
1. Gebruikers toewijzen aan vooraf gedefinieerde groepen
Stap 1: Log in op Ebury Web en ga naar de instellingen voor Goedkeuringsworkflows.
Stap 2: Selecteer "Groepen Gebruikers".
Stap 3: Selecteer de specifieke groep die u wilt beheren (Groep A, Groep B, Groep C of Groep D).
Stap 4: Kies de optie om gebruikers toe te voegen.
Stap 5: Selecteer de vereiste gebruikers via de lijst. De contactpersonen die hier worden weergegeven, zijn de personen die zijn toegevoegd in de stap “Admin Approval Users”.
Stap 6: Bevestig de toewijzing en herhaal dit proces voor alle andere nodige gebruikers en groepen.
2. Betalingsgrenzen en goedkeuringsregels definiëren
Stel uw betalingslimieten in EUR, GBP of USD in om te bepalen welke exacte combinatie van goedkeurders van toepassing is op elk niveau.
Stap 1: Selecteer "Payment Approval Rules".
Stap 2: Maak een nieuwe regel aan (bijvoorbeeld EUR 0 - EUR 5.000).
Stap 3: Specificeer de vereiste combinatie van goedkeuringsgroepen voor de specifieke regel. Bijvoorbeeld:
Niveau A (EUR 0 - EUR 5.000): Kan 1 x de goedkeuring van Groep A vereisen.
Niveau B (EUR 5.000,01 - EUR 250.000): Kan een combinatie vereisen zoals 1 x Group A + 1 x Group B, of 3 x Group B.
Stap 4: Herhaal dit proces voor alle overige regels om een volledige dekking te bereiken.
Tip: Zorg ervoor dat de regels alle mogelijke bereiken van 0 tot onbeperkt dekken.
Stap 5: Wijzig de regels wanneer uw bedrijfsstructuur of zakelijke behoeften veranderen.
Pas gebruikers, binnen uw vooraf gedefinieerde goedkeuringsgroepen, aan naarmate interne rollen veranderen.
Let op: Regelwijzigingen zijn niet van toepassing op betalingen die al in behandeling zijn. Om nieuwe regels toe te passen op een actieve betaling, moet u deze ongeldig maken en opnieuw indienen nadat u uw regels heeft bijgewerkt.
3. De workflow opslaan en activeren
Stap 1: Zodra alles definitief is, klikt u op "Opslaan".
Stap 2: Klikt u op "Activeren". Vanaf dit moment vereist elke betaling automatisch autorisatie van de aangewezen groepsgebruikers.
Goedkeuring door beheerder & Activiteitenlogboek
Accountbeheerders kunnen bevoegdheden eenvoudig wijzigen vanaf de volgende pagina:
Gebruikers met beheerdersgoedkeuring: Vermeld en uitgelegd in de eerste stap van de handleiding.
Dubbele beheerdersgoedkeuring: Het inschakelen van deze functie zorgt ervoor dat alle wijzigingen die door één beheerder aan groepen of regels worden aangebracht, moeten worden beoordeeld en bevestigd door een tweede beheerder voordat ze van kracht worden.
Maker van betaling meetellen als goedkeurder: Wanneer ingeschakeld, telt het platform de eerste aanmaak van de betaling mee als de eerst vereiste goedkeuring.
Activiteitenlogboek:
Dit is waar u naartoe gaat om configuratiewijzigingen te bekijken en goed te keuren wanneer "Dual admin approval" is ingeschakeld.
Deze sectie biedt een volledige audit geschiedenis om eventuele wijzigingen in de loop van de tijd aan elke regel te controleren.
Veiligheid
Om uw organisatie te beschermen tegen fouten en een naadloos toezicht te garanderen, bevat Ebury Web ingebouwde veiligheidsfuncties:
Maker van betaling meetellen als goedkeurder: Om eventueel risico te beperken, staat de functie Maker van betaling meetellen als goedkeurder standaard uitgeschakeld. Als u wilt dat gebruikers hun eigen betalingen kunnen goedkeuren, moet u zich hier expliciet voor aanmelden via de beheerderspagina.
Regel voor enkele goedkeuring: Een gebruiker kan een betaling slechts één keer autoriseren per workflow-uitvoering, zelfs als deze toevallig tot meerdere groepen behoort die vereist zijn voor dat specifieke drempelniveau.
Aanbevelingen voor beste praktijken
Weerspiegel het interne beleid: Definieer duidelijke, logische grenzen die uw werkelijke zakelijke bevoegdheden weerspiegelen.
Plan voor afwezigheden: Zorg voor een beheersbaar maar voldoende aantal gebruikers in elke goedkeuringsgroep om de continuïteit van de organisatie te waarborgen wanneer teamleden afwezig zijn.