Goedkeuringsworkflows beheren

Gebruikers toewijzen aan vooraf gedefinieerde groepen: Voeg specifieke gebruikers toe aan de relevante goedkeuringsgroepen op basis van hun tekenbevoegdheid of autorisatieniveau.

Betalingsdrempels definiëren: Stel de betalingslimieten in (momenteel in EUR, maar in de toekomst in de basisvaluta van de klant) die bepalen welke goedkeuringsregel van toepassing is. Zorg ervoor dat de drempels alle bereiken dekken, van 0 tot onbeperkt.

Goedkeuringsregels configureren: Geef voor elke betalingsdrempel aan welke combinatie van groepen vereist is voor goedkeuring (bijv. voor €0-€5K is 1 'A' nodig; voor €5,01-€250K is 'A'+'B' of 'B'+'B' nodig).

Configuratiegoedkeuring: Houd er rekening mee dat (als de dubbele beheerder is geactiveerd) alle wijzigingen aan groepen of drempels die door één beheerder zijn aangebracht, moeten worden beoordeeld en goedgekeurd door een tweede beheerder voordat ze worden geactiveerd.

Groepen wijzigen: De toewijzing van gebruikers binnen groepen kan worden gewijzigd.

Drempels aanpassen: Werk betalingsdrempels bij om deze af te stemmen op veranderend financieel beleid.

Configuratiewijzigingen beoordelen: Beheerders moeten configuratiewijzigingen die door andere beheerders zijn aangebracht, beoordelen en goedkeuren/afwijzen.

Auditing: Krijg toegang tot gedetailleerde logboeken om configuratiewijzigingen, betalingsactiviteiten en de toegepaste goedkeuringslogica te controleren.

Aanmaken/initiëren van betalingen: Gebruikers voeren betalingsgegevens in (bedrag, ontvanger, etc.).

Goedkeuringsroutering: Het systeem controleert het betalingsbedrag aan de hand van de geconfigureerde drempels (waarbij het bedrag indien nodig wordt omgerekend naar EUR (en in de toekomst naar de basisvaluta van de klant)) en bepaalt de vereiste goedkeuringsregel.

Goedkeuringsactie: Gebruikers (geautoriseerde contactpersonen) met de benodigde bevoegdheden in de vereiste groepen kunnen de betaling beoordelen en goedkeuren of afwijzen. Een gebruiker hoeft slechts één keer per betaling goed te keuren, zelfs als deze tot meerdere vereiste groepen voor een specifieke stap behoort. Gebruikers kunnen geen betalingen goedkeuren die zij zelf hebben aangemaakt.

Status volgen: Gebruikers kunnen de status van openstaande betalingen volgen. Als een gebruiker niet de bevoegdheid heeft om een betaling in de huidige fase goed te keuren, kan de status aangeven dat er wordt gewacht op goedkeuring van anderen.

Platform: Deze functie is beschikbaar op EBO (Ebury Online) en in de toekomst ook op Mobiel. De configuratie wordt voornamelijk via EBO uitgevoerd.

Bevoegdheden: Specifieke bevoegdheden zijn vereist voor beheerders om configuraties te beheren (de bevoegdheid 'Bevoegdheid aanpassen') en voor gebruikers om betalingen goed te keuren. De initiële instelling van de beheerder kan deel uitmaken van het onboarding-/activeringsproces.

Valuta: Betalingsdrempels zijn voorlopig gebaseerd op EUR, maar zullen in de toekomst gebaseerd zijn op de basisvaluta van de klant. Betalingen in andere valuta's worden omgerekend met de geldende wisselkoers om de juiste drempel te bepalen.

Auditing (beheerderslogboeken): Er is een sterke auditing geïmplementeerd om alle configuratiewijzigingen en goedkeuringsacties te volgen voor transparantie en het oplossen van geschillen.

Definieer duidelijke en logische regels die uw interne beleid weerspiegelen.

Zorg ervoor dat alle betalingsbereiken (0 tot onbeperkt) gedekt worden door drempels.

Houd een beheersbaar aantal gebruikers in goedkeuringsgroepen; zorg voor voldoende dekking bij afwezigheid.

Wijs gebruikers toe aan groepen op basis van hun daadwerkelijke tekenbevoegdheid.

Controleer en update regelmatig de configuraties (drempels, gebruikerstoewijzingen) naarmate de bedrijfsbehoeften veranderen.

Maak zorgvuldig gebruik van de functie voor dubbele beheerder voor alle configuratiewijzigingen.