Comprendere i flussi di lavoro di approvazione
D: Che cos'è un flusso di lavoro di approvazione?
Un flusso di lavoro di approvazione ti consente di stabilire processi di approvazione multilivello per i pagamenti in uscita. Puoi assegnare gli utenti a un elenco di gruppi di approvazione predefiniti (A, B e C), impostare soglie specifiche per gli importi di pagamento e definire quale combinazione di gruppi deve approvare i pagamenti all'interno di ciascuna soglia. Questo assicura che i pagamenti ricevano il livello di controllo adeguato in base alla loro entità.
D: Quali sono le caratteristiche principali di questo sistema?
Soglie configurabili: imposta limiti di pagamento specifici (in EUR, USD o GBP) che attivano i requisiti di approvazione. Nota: le versioni future supporteranno più valute.
Gruppi di approvazione (A, B, C, D): assegna gli utenti a diversi gruppi di approvazione.
Regole flessibili: definisci una logica di approvazione complessa, come richiedere un approvatore del Gruppo A, due approvatori del Gruppo B o una combinazione di gruppi a seconda dell'importo del pagamento.
Controllo con doppio amministratore: se attivo, tutte le modifiche alla configurazione del flusso di lavoro devono essere approvate da un secondo amministratore prima di diventare effettive.
Pista di controllo (audit trail): mantieni registri completi di tutte le modifiche alla configurazione e delle azioni di approvazione per la massima trasparenza e conformità.
D: Chi può configurare i flussi di lavoro di approvazione?
Gli utenti autorizzati che possiedono il permesso "Gestisci permessi" sono idonei ad agire come amministratori.
D: Ho il permesso "Gestisci permessi" ma non riesco a vedere la scheda "Flussi di lavoro di approvazione". Cosa sta succedendo?
Se più utenti autorizzati hanno il permesso "Gestisci permessi", il primo utente ad accedere alla sezione "Flussi di lavoro di approvazione" diventa automaticamente l'unico amministratore. Tale amministratore è poi responsabile dell'aggiunta di altri amministratori, se necessario.
D: Per quale tipo di transazioni posso creare flussi di lavoro di approvazione?
Attualmente, i flussi di lavoro di approvazione sono dedicati esclusivamente ai pagamenti. Questo include i pagamenti avviati online dalla sezione Pagamenti, Converti & Paga o aggiungendo un pagamento alle sezioni Converti, nonché i pagamenti assegnati dal tuo account manager.
D: Quanti livelli di approvazione posso impostare?
Puoi impostare fino a cinque livelli di approvazione.
Configurazione e meccanismi tecnici
D: Come posso impostare e utilizzare un flusso di lavoro di approvazione dei pagamenti?
In qualità di amministratore, puoi attivare un flusso di lavoro seguendo questi passaggi:
Assegna gli utenti: aggiungi gli utenti interessati ai Gruppi A, B, C o D.
Imposta le soglie: stabilisci i tuoi intervalli di valore per i pagamenti.
Applica le regole: assegna a ciascuna soglia le combinazioni di approvazione di gruppo richieste.
Salva e approva: salva le modifiche di configurazione in modo che un altro amministratore possa esaminarle e approvarle.
Abilita: vai alla sezione principale Flussi di lavoro di approvazione e fai clic su Flusso di lavoro di approvazione per renderlo attivo.
D: Come si muovono i pagamenti nel sistema nella pratica?
Invio: un utente crea e invia un pagamento.
Inoltro: il sistema verifica l'importo del pagamento rispetto alle tue soglie attive e individua le regole richieste.
Approvazione: gli approvatori designati esaminano i dettagli del pagamento in Ebury Web e lo approvano o lo rifiutano.
Elaborazione: una volta ottenute tutte le approvazioni necessarie in base alle regole configurate, il pagamento passa all'elaborazione.
Tracciamento: tutti gli utenti possono tracciare lo stato in tempo reale dei pagamenti che hanno inviato o che devono approvare, mentre gli amministratori possono accedere a registri di audit dettagliati.
D: Cosa succede se ho un pagamento in sospeso e modifico le regole di approvazione dei pagamenti?
Le regole di approvazione non vengono applicate retroattivamente, quindi il pagamento in sospeso sarà soggetto alle regole precedenti. Se devi elaborare questo pagamento con le nuove regole, elimina il vecchio pagamento e creane uno nuovo ora che hai le nuove regole.
Scenari di configurazione
Di seguito troverai scenari pratici che mostrano come tradurre le politiche aziendali interne in regole di sistema funzionali.
Scenario 1: Semplice
Gruppi: A (1 membro)
Fascia | Regola |
0.00 → Illimitato | 1 persona dagli approvatori |
"Includi il creatore del pagamento come approvatore" ATTIVO → il creatore si auto-approva. Doppio amministratore DISATTIVATO. Minima frizione, minima separazione dei compiti.
Scenario 2: Scaglionato per importo (separazione dei compiti)
Gruppi: A (2 membri); B (2 membri)
Fascia | Regola |
0.00 → 10,000 | 1 dal Gruppo A |
10,000 → 100,000 | 1 dal Gruppo A + 1 dal Gruppo B |
100,000 → Illimitato | 2 dal Gruppo B |
"Includi il creatore come approvatore" DISATTIVATO → vero principio dei quattro occhi sui pagamenti di importo più elevato.
Scenario 3: Combinazioni parallele
Gruppi: A (2 membri); B (2 membri); C (2 membri)
Fascia | Regola |
50,000 → Illimitato | 1 A + 1 C, OPPURE 1 B + 1 C, OPPURE 2 C |
È sufficiente una qualsiasi di queste combinazioni: La ridondanza evita che una singola assenza blocchi i pagamenti.
Scenario 4: Alto controllo (doppio amministratore + principio dei quattro occhi completo)
Gruppi: A (3 membri); B (2 membri); C (2 membri)
Fascia | Regola |
0.00 → 25,000 | 1 A + 1 B |
25,000 → 250,000 | 1 A + 2 B |
250,000 → Illimitato | 1 B + 1 C |
Approvazione con doppio amministratore ATTIVO, "Includi il creatore come approvatore" DISATTIVATO. Massima separazione dei compiti e controllo delle modifiche.
Confronto tra scenari
| Scenario 1 | Scenario 2 | Scenario 3 | Scenario 4 |
Approvatori per pagamento | 1 | 1-2 | 2 | 2-3 |
Scaglionato per importo | No | Sì | Sì | Sì |
Combinazioni parallele | No | No | Sì | Opzionale |
Doppio amministratore | Disattivato | Disattivato | Opzionale | Attivo |
Il creatore conta come approvatore | Attivo | Disattivato | Disattivato | Disattivato |
Buone pratiche per flussi di lavoro complessi
Per assicurarti che le tue regole di approvazione funzionino esattamente come previsto, tieni presenti queste raccomandazioni operative:
Pianifica il flusso: disegna il tuo flusso di lavoro su carta prima di inserirlo in Ebury Online. Definisci chiaramente ogni soglia di valore e la logica specifica di "chi può approvare" per ciascun livello.
Usa i gruppi in modo logico: stabilisci assegnazioni di gruppi utente chiare e gerarchiche (ad esempio, il Gruppo A possiede il livello di autorità più alto) per mantenere semplice la gestione di regole complesse.
Evita le lacune: controlla accuratamente che gli intervalli delle tue soglie siano continui e perfettamente collegati, in modo che nessun valore di transazione rimanga privo di una regola applicabile (ad es. se una regola finisce a EUR 12,000, la regola successiva deve iniziare a EUR 12,000.01).
Testa la configurazione: una volta che le nuove regole sono state completamente approvate e sono attive, crea un pagamento di prova con un importo contenuto per verificare che il sistema lo reindirizzi agli approvatori corretti.
Se desideri tradurre o adattare altri documenti o hai qualsiasi dubbio sulla configurazione in Ebury Online, fammelo sapere!