La configurazione dei flussi di lavoro di approvazione personalizzati (Custom Approval Workflows) su Ebury Web ti aiuta a gestire i pagamenti globali in modo sicuro, rimanendo al contempo pienamente allineato con le tue politiche finanziarie interne. Questa guida ti illustra passo dopo passo come configurare, attivare e gestire la struttura del tuo flusso di lavoro.
Prima di iniziare: Impostare gli amministratori del conto
Per attivare e rendere operativa la tua struttura, dovrai prima richiedere al tuo Gestore del conto (persona di contatto che lavora per Ebury) di registrare il tuo primo Amministratore di Approvazione (Approval Administrator) da parte nostra.
Una volta che questo primo amministratore sarà attivo su Ebury Web, potrà, insieme a tutti gli amministratori aggiunti successivamente, assegnare facilmente altri Amministratori di Approvazione per il account seguendo questi passaggi:
Vai su "Approvazione amministratore"
Vai su “Utenti con approvazione amministratore”
Potrai aggiungere altri contatti come Amministratore di Approvazione cliccando sul menù a tendina e selezionandoli da lì.
Nota bene: Per mantenere una struttura sicura, solo gli utenti che sono stati aggiunti con successo come Amministratori di Approvazione possono essere inclusi nei tuoi gruppi di approvazione personalizzati.
Se sei pronto per iniziare, segui i passaggi sequenziali riportati di seguito per pianificare la tua struttura:
Come configurare una struttura per il flusso di lavoro di approvazione
La configurazione di regole personalizzate assicura che le uscite aziendali passino attraverso gli esatti livelli di autorizzazione richiesti dalla tua attività. Segui questi passaggi per creare la tua struttura:
1. Assegnare gli utenti a gruppi predefiniti
Passaggio 1: Accedi a Ebury Web e vai nell'area delle impostazioni di Flussi di lavoro di approvazione
Passaggio 2: Seleziona "Gruppi di utenti".
Passaggio 3: Selezionare il gruppo specifico che desidera gestire (Gruppo A, Gruppo B, Gruppo C o Gruppo D).
Passaggio 4: Scegli l'opzione per aggiungere utenti.
Passaggio 5: Selezionare gli utenti richiesti dall'elenco disponibile. I contatti visualizzati qui saranno quelli aggiunti nel passaggio “Amministratore di Approvazione”.
Passaggio 6: Conferma l'assegnazione e ripeti questo processo per tutti gli altri utenti e gruppi necessari.
2. Definire le soglie di pagamento e le regole di approvazione
Imposta i limiti di pagamento in EUR, GBP o USD per determinare l'esatta combinazione di approvatori applicabile a ciascun livello.
Passaggio 1: Selezionare "Regole di approvazione dei pagamenti".
Passaggio 2: Creare un nuovo intervallo di soglia (ad esempio, EUR 0 - EUR 5.000).
Passaggio 3: Specifica la combinazione richiesta di Gruppi di Approvazione per quel livello specifico. Ad esempio:
Livello A (EUR 0 - EUR 5.000): Potrebbe richiedere 1 x Group A.
Livello B (EUR 5.000,01 - EUR 250.000): Potrebbe richiedere una combinazione come 1 x Group A + 1 x Group B, oppure 3 x Group B.
Passaggio 4: Ripeti questo processo per tutte le soglie rimanenti per ottenere una copertura completa.
Nota: Assicurati che le soglie configurate coprano tutti i possibili intervalli da 0 a illimitato.
Passaggio 5: Modifica le tue regole di approvazione ogni volta che la struttura aziendale o le esigenze della tua attività cambiano.
Aggiorna le assegnazioni degli utenti all'interno dei gruppi di approvazione predefiniti man mano che i ruoli interni si evolvono.
Aggiorna le soglie di pagamento in modo dinamico per rimanere allineato al cambiamento delle politiche finanziarie.
Nota bene: Le modifiche alle regole non si applicano ai pagamenti già in corso. Per applicare le nuove regole a un pagamento attivo, dovrai annullarlo e reinviarlo dopo aver aggiornato le regole.
3. Salvare e attivare il flusso di lavoro
Passaggio 1: Una volta finalizzate tutte le configurazioni (Soglie e Regole), clicca su "Salva".
Passaggio 2: Clicca su "Attivare". Da questo momento in poi, ogni pagamento richiederà automaticamente l'autorizzazione da parte degli utenti del gruppo designato.
Approvazioni Admin & Registro attività
Gli amministratori del conto possono facilmente modificare i permessi della piattaforma da questa pagina dedicata:
Amministratori di Approvazione: Menzionato e spiegato nel passaggio iniziale del tutorial.
Doppia approvazione amministratore: L'attivazione di questa funzionalità assicura che qualsiasi modifica apportata ai gruppi o alle soglie da un amministratore debba essere rivista e confermata da un secondo amministratore prima di diventare effettiva.
Considera il creatore del pagamento come approvatore: Quando abilitata, la piattaforma conteggia la creazione iniziale del pagamento come prima approvazione richiesta.
Registro delle attività:
Qui è dove accedere per rivedere e approvare le modifiche alla configurazione se l'opzione "Doppia approvazione amministratore" è abilitata.
Questa sezione fornisce una cronologia di audit completa per rivedere qualsiasi modifica apportata a qualsiasi regola nel tempo.
Presidi di sicurezza
Per proteggere la tua azienda da errori e garantire una supervisione fluida, Ebury Web include funzionalità di sicurezza integrate:
Auto-approvazione: Per mitigare il rischio finanziario, la funzionalità Count Payment Creator as Approver è disattivata di default. Se desideri che gli utenti possano approvare le transazioni da loro stessi avviate, devi attivare esplicitamente l'opzione tramite la pagina di amministrazione.
Regola di approvazione singola: Un utente può autorizzare un pagamento solo una volta per ciascuna esecuzione del flusso di lavoro, anche se appartiene a più gruppi richiesti per quel specifico livello di soglia.
Raccomandazioni sulle buone pratiche
Rifletti le politiche interne: Definisci confini chiari e logici che rispecchino la tua reale matrice di firme aziendali.
Pianifica le assenze: Mantieni un numero gestibile ma sufficiente di utenti in ciascun gruppo di approvazione per garantire la continuità aziendale quando i membri del team sono assenti.