Comprender los flujos de trabajo de aprobación
¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación?
Un flujo de trabajo de aprobación le permite establecer procesos de aprobación multinivel para pagos salientes. Puede asignar usuarios a una lista de grupos de aprobación predefinidos (A, B y C), configurar umbrales específicos de importe de pago y definir qué combinación de grupos debe aprobar los pagos dentro de cada umbral. Esto garantiza que los pagos reciban el nivel adecuado de supervisión en función de su importe.
¿Cuáles son las características clave de este sistema?
Umbrales configurables: establece límites de pago específicos (en EUR, USD o GBP) que activen los requisitos de aprobación. Nota: Las próximas versiones admitirán más monedas.
Grupos de aprobación (A, B, C, D): asigne usuarios a diferentes grupos de aprobación.
Reglas flexibles: defina una lógica de aprobación compleja, como requerir un aprobador del Grupo A, dos aprobadores del Grupo B o una combinación de grupos en función del importe del pago.
Control de administración dual: si está activo, un segundo administrador debe aprobar todos los cambios en la configuración del flujo de trabajo antes de que surtan efecto.
Pista de auditoría: mantén registros completos de todos los cambios de configuración y acciones de aprobación para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo.
¿Quién puede configurar los flujos de trabajo de aprobación?
Los usuarios autorizados que tengan el permiso "Gestionar permisos" son aptos para actuar como administradores.
Tengo el permiso "Gestionar permisos" pero no puedo ver la pestaña "Flujos de trabajo de aprobación". ¿Qué está pasando?
Si varios usuarios autorizados tienen el permiso "Gestionar permisos", el primer usuario que acceda a la sección "Flujos de trabajo de aprobación" se convierte automáticamente en el único administrador. Ese administrador es responsable de añadir a otros administradores según sea necesario.
¿Para qué tipo de transacciones puedo crear flujos de trabajo de aprobación?
Actualmente, los flujos de trabajo de aprobación son exclusivos para pagos. Esto incluye los pagos iniciados en línea desde la sección Pagos, Convertir y pagar, o al añadir un pago a la sección Convertir, así como los pagos asignados por su gestor de cuenta.
¿Cuántos niveles de aprobación puedo configurar?
Puede configurar hasta cinco niveles de aprobación.
Configuración y funcionamiento técnico
¿Cómo configuro y utilizo un flujo de trabajo de aprobación de pagos?
Como administrador, puede activar un flujo de trabajo mediante estos pasos:
Asignar usuarios: añada los usuarios correspondientes a los grupos A, B, C o D.
Establecer umbrales: establezca sus rangos de valor de pago.
Aplicar reglas: asigne las combinaciones de aprobación de grupo requeridas a cada umbral.
Guardar y aprobar: guarde los cambios de configuración para que otro administrador pueda revisarlos y aprobarlos.
Habilitar: vaya a la sección principal Flujos de trabajo de aprobación y haga clic en Flujo de trabajo de aprobación para activarlo.
¿Cómo avanzan los pagos en el sistema en la práctica?
Envío: un usuario crea y envía un pago.
Enrutamiento: el sistema comprueba el importe del pago comparándolo con sus umbrales activos e identifica las reglas requeridas.
Aprobación: los aprobadores designados revisan los detalles del pago en Ebury Web y lo aprueban o lo rechazan.
Procesamiento: una vez obtenidas todas las aprobaciones necesarias de acuerdo con las reglas configuradas, el pago pasa a procesarse.
Seguimiento: todos los usuarios pueden realizar el seguimiento en tiempo real del estado de los pagos que han enviado o que necesitan aprobar, mientras que los administradores pueden acceder a registros de auditoría detallados.
¿Qué ocurre si tengo un pago pendiente y cambio las reglas de aprobación de pagos?
Las reglas de aprobación no se aplican con carácter retrospectivo, por lo que el pago pendiente se regirá por las reglas anteriores. Si necesita procesar este pago con las nuevas reglas, elimine el pago antiguo y cree uno nuevo ahora que dispone de las nuevas reglas.
Escenarios de configuración
A continuación se presentan escenarios prácticos que muestran cómo trasladar las políticas corporativas internas a reglas operativas del sistema.
Escenario 1: Simple
Grupos: A (1 miembro)
Rango | Regla |
0.00 → Ilimitado | 1 persona de los aprobadores |
"Contar al creador del pago como aprobador" ACTIVADO → el creador autoaprueba el pago. Administración dual DESACTIVADA. Menor fricción, mínima segregación de funciones.
Escenario 2: Escalonado por importe (segregación de funciones)
Grupos: A (2 miembros); B (2 miembros)
Rango | Regla |
0.00 - 10,000 | 1 de A |
10,000 - 100,000 | 1 de A + 1 de B |
100,000 → Ilimitado | 2 de B |
"Contar al creador como aprobador" DESACTIVADO → principio de 4 eyes para pagos de mayor importe.
Escenario 3: Combinaciones paralelas
Grupos: A (2 miembros); B (2 miembros); C (2 miembros)
Rango | Regla |
50,000 → Ilimitado | 1 A + 1 C, O 1 B + 1 C, O 2 C |
Cualquier combinación válida satisface la regla: La redundancia evita que una sola ausencia bloquee los pagos.
Escenario 4: Alto control (administración dual + principio de 4 eyes completo)
Grupos: A (3 miembros); B (2 miembros); C (2 miembros)
Rango | Regla |
0.00 - 25,000 | 1 A + 1 B |
25,000 - 250,000 | 1 A + 2 B |
250,000 → Ilimitado | 1 B + 1 C |
Aprobación de administración dual ACTIVADA, "Contar al creador como aprobador" DESACTIVADO. Máxima segregación y control de cambios.
Comparación de escenarios
| Escenario 1 | Escenario 2 | Escenario 3 | Escenario 4 |
Aprobadores por pago | 1 | 1-2 | 2 | 2-3 |
Escalonado por importe | No | Sí | Sí | Sí |
Combinaciones paralelas | No | No | Sí | Opcional |
Administración dual | Desactivada | Desactivada | Opcional | Activada |
El creador cuenta como aprobador | Activado | Desactivado | Desactivado | Desactivado |
Mejores prácticas para flujos de trabajo complejos
Para garantizar que sus reglas de aprobación funcionen exactamente como está previsto, tenga en cuenta estas recomendaciones operativas:
Planifíquelo: diseñe su flujo de trabajo en papel antes de introducirlo en Ebury Online. Defina con claridad cada umbral de valor y la lógica específica de "quién puede aprobar" para cada nivel.
Utilice los grupos con lógica: establezca asignaciones de grupos de usuarios claras y jerárquicas (por ejemplo, el Grupo A ostenta el nivel de autoridad más alto) para simplificar la gestión de reglas complejas.
Evite brechas: compruebe que los rangos de los umbrales sean continuos y perfectamente fluidos para que ningún valor de transacción se quede sin una regla aplicable (por ejemplo, si una regla termina en EUR 12,000, la siguiente regla debe empezar en EUR 12,000.01).
Pruebe su configuración: cuando las nuevas reglas estén totalmente aprobadas y activas, cree un pago de prueba de bajo valor para confirmar que el sistema lo enruta a los aprobadores correctos.