Con la configuración de sus flujos de trabajo de aprobación personalizados en Ebury Web, le ayudamos a gestionar sus pagos internacionales con total seguridad y adaptados por completo a las políticas financieras de su empresa. En esta guía le explicamos, paso a paso, cómo configurar, activar y administrar la estructura de sus procesos de aprobación.
Antes de comenzar: Configuración de los administradores de su cuenta
Para poner en marcha su marco de trabajo, en primer lugar, deberá solicitar a su gestor de cuenta (Account Manager) que dé de alta a su “Administrador de Aprobación” inicial en nuestro sistema.
Una vez que este primer administrador esté activo en Ebury Web, este (y cualquier administrador posterior que se añada más adelante) podrá designar fácilmente a otros “Aprobación de administrador” para la cuenta siguiendo estos pasos:
Vaya a "Aprobación de administrador"
Seleccione “Aprobación de administrador”
Podrá añadir más contactos como administradores haciendo clic en el menú desplegable y seleccionándolos desde allí.
Tenga en cuenta: Para mantener un marco de trabajo seguro, solo los usuarios que hayan sido añadidos con éxito como Administradores de Aprobación podrán ser incluidos en sus grupos de aprobación personalizados.
Si está listo para comenzar, siga en orden los pasos que se detallan a continuación para diseñar su estructura:
Cómo configurar un marco de flujo de trabajo de aprobación
La configuración de reglas personalizadas garantiza que sus desembolsos corporativos pasen por los niveles exactos de autorización que su empresa requiere. Siga estos pasos para crear su marco de trabajo:
1. Asignar usuarios a grupos predefinidos
Paso 1: Inicie sesión en Ebury Web y vaya al área de configuración de Flujos de aprobación.
Paso 2: Seleccione "Grupos de usuarios".
Paso 3: Seleccione el grupo específico que desea gestionar (Grupo A, Grupo B, Grupo C o Grupo D).
Paso 4: Seleccione la opción para añadir usuarios.
Paso 5: Escoja los usuarios requeridos de la lista disponible. Los contactos que se muestran aquí serán los añadidos en el paso de “Aprobación de administrador”.
Paso 6: Confirme la asignación y repita este proceso para todos los demás usuarios y grupos necesarios.
2. Definir umbrales de pago y reglas de aprobación
Establezca sus límites de pago en EUR, GBP o USD para determinar qué combinación exacta de aprobadores se aplica a cada nivel.
Paso 1: Seleccione "Reglas de Aprobación de Pagos".
Paso 2: Cree un nuevo rango de umbral (por ejemplo, EUR 0 - EUR 5,000).
Paso 3: Especifique la combinación requerida de grupos de aprobación para ese nivel específico. Por ejemplo:
Nivel A (EUR 0 - EUR 5,000): Podría requerir 1 x Grupo A.
Nivel B (EUR 5,000.01 - EUR 250,000): Podría requerir una combinación como 1 x Grupo A + 1 x Grupo B, o 3 x Grupo B.
Paso 4: Repita este proceso para todos los umbrales restantes para lograr una cobertura completa.
Nota: Asegúrese de que sus umbrales configurados cubran todos los rangos posibles, desde 0 hasta ilimitado.
Paso 5: Modifique sus reglas de aprobación siempre que la estructura corporativa o las necesidades de su negocio cambien.
Actualice las asignaciones de usuarios dentro de sus grupos de aprobación predefinidos a medida que evolucionen los roles internos.
Actualice los umbrales de pago dinámicamente para mantenerse alineado con las políticas financieras.
Tenga en cuenta: Los cambios en las reglas no se aplican a los pagos que ya están en progreso. Para aplicar nuevas reglas a pagos activos, deberá invalidar los pagos existentes y volver a crearlos después de actualizar sus reglas.
3. Guardar y activar el flujo de trabajo
Paso 1: Una vez finalizadas todas las configuraciones (Umbrales y Reglas), haga clic en "Aplicar cambios".
Paso 2: Haga clic en "Activar". A partir de este momento, cada pago requerirá automáticamente la autorización de los usuarios del grupo designado.
Aprobaciones de administrador y registro de actividad
Los administradores de la cuenta pueden modificar fácilmente los permisos de la plataforma desde esta página dedicada:
Usuarios de aprobación de administrador: Mencionado y explicado en el paso inicial del tutorial.
Aprobación de administrador dual: Activar esta función garantiza que cualquier cambio realizado en los grupos o umbrales por un administrador deba ser revisado y confirmado por un segundo administrador antes de que entre en vigor..
Considerar al creador del pago como aprobador: Cuando está habilitado, la plataforma contabiliza la creación inicial del pago como la primera aprobación requerida.
Registro de actividad:
Aquí es donde debe acudir para revisar y aprobar los cambios de configuración si la opción "Aprobación de administrador dual" está habilitada.
Esta sección proporciona un historial de auditoría completo para revisar cualquier cambio realizado en cualquier regla a lo largo del tiempo.
Salvaguardas de seguridad
Para proteger a su empresa de errores y garantizar una supervisión fluida, Ebury Web incluye funciones de seguridad integradas:
Autoaprobación: Para mitigar el riesgo financiero, la función “Considerar al creador del pago como aprobador” está desactivada por defecto. Si desea que los usuarios puedan aprobar sus propias transacciones iniciadas, debe activarlo explícitamente a través de la página de administración.
Regla de aprobación única: Un usuario solo puede autorizar un pago una vez por ejecución del flujo de trabajo, incluso si pertenece a varios grupos requeridos para ese nivel de umbral específico.
Prácticas recomendadas
Refleje la política interna: Defina límites claros y lógicos que reflejen la matriz de firmas real de su empresa.
Planifique las ausencias: Mantenga un número manejable pero suficiente de usuarios en cada grupo de aprobación para garantizar la continuidad del negocio cuando haya miembros del equipo ausentes.