Genehmigungs-Workflows verstehen
F: Was ist ein Genehmigungs-Workflow?
Ein benutzerdefinierter Genehmigungs-Workflow ermöglicht Ihnen das Einrichten mehrstufiger Freigabeprozesse für ausgehende Zahlungen. Sie können Benutzer einer Liste vordefinierter Freigabegruppen (A, B und C) zuweisen, spezifische Extremwerte für Zahlungsbeträge festlegen und definieren, welche Kombination von Gruppen Zahlungen innerhalb jedes Wertebereichs genehmigen muss. Dies stellt sicher, dass Zahlungen je nach ihrer Höhe die angemessene Kontrolle erhalten.
F: Was sind die Hauptmerkmale dieses Systems?
Konfigurierbare Grenzwerte: Legen Sie spezifische Zahlungslimits (in EUR, USD oder GBP) fest, die Freigabeanforderungen auslösen. Hinweis: Zukünftige Versionen werden weitere Währungen unterstützen.
Freigabegruppen (A, B, C, D): Weisen Sie Benutzer verschiedenen Freigabegruppen zu.
Flexible Regeln: Definieren Sie komplexe Freigabe Logiken, wie z. B. die Anforderung von einem Genehmiger aus Gruppe A, zwei Genehmigern aus Gruppe B oder einer Kombination von Gruppen in Abhängigkeit vom Zahlungsbetrag.
Duale Administrator-Kontrolle: Wenn diese Option aktiv ist, muss ein zweiter Administrator alle Änderungen, die an der Workflow-Konfiguration vorgenommmen werden genehmigen, bevor sie in Kraft treten.
Audit-Trail: Führen Sie umfassende Protokolle aller Konfigurationsänderungen und Freigabeaktionen für Transparenz und Compliance.
F: Wer kann Genehmigungs-Workflows einrichten?
Autorisierte Nutzer mit der Berechtigung „Zugriffsberechtigung verwalten“ können als Administratoren agieren.
F: Ich habe die Berechtigung „Zugriffsberechtigung verwalten“, kann aber den Tab “Genehmigungs-Workflows“ nicht sehen. Was ist passiert?
Wenn mehrere autorisierte Benutzer über die Berechtigung “Zugriffsberechtigung verwalten“ verfügen, wird der erste Benutzer, der auf den Bereich “Genehmigungs-Workflows“ zugreift, automatisch zum alleinigen Admin. Dieser Administrator ist dann dafür verantwortlich, bei Bedarf weitere Admins hinzuzufügen.
F: Für welche Arten von Transaktionen kann ich Genehmigungsprozesse erstellen?
Derzeit stehen Genehmigungs-Workflows ausschließlich für Zahlungen zur Verfügung. Dies umfasst Online-Zahlungen aus dem Bereich Bezahlen, Konvertieren & Bezahlen, das Hinzufügen einer Zahlung zu einem Handel sowie die von Ihrem Account Manager angewiesenen Zahlungen.
F: Wie viele Freigabestufen kann ich einrichten?
Sie können bis zu fünf Freigabestufen einrichten.
Einrichtung & Technische Abläufe
F: Wie richte ich einen Zahlungsfreigabe-Workflow ein und nutze ihn?
Als Administrator können Sie einen Workflow über folgende Schritte aktivieren:
Benutzer zuweisen: Fügen Sie die relevanten Benutzer den Gruppen A, B, C oder D hinzu.
Schwellenwerte festlegen: Richten Sie Ihre Zahlungswertspannen ein.
Regeln anwenden: Weisen Sie jedem Schwellenwert die erforderlichen Gruppenfreigabekombinationen zu.
Speichern & Genehmigen: Speichern Sie Ihre Konfigurationsänderungen, damit ein anderer Administrator sie überprüfen und genehmigen kann.
Aktivieren: Gehen Sie zum Hauptbereich Freigabe-Workflows und klicken Sie auf Freigabe-Workflow, um ihn zu aktivieren.
F: Wie durchlaufen Zahlungen das System in der Praxis?
Zahlungsanweisung: Ein Benutzer erstellt und übermittelt eine Zahlung.
Weiterleitung: Das System prüft den Zahlungsbetrag anhand Ihrer aktiven Schwellenwerte und ermittelt die erforderlichen Regeln.
Freigabe: Benannte Genehmiger überprüfen die Zahlungsdetails in Ebury Web und genehmigen oder lehnen die Zahlung ab.
Verarbeitung: Sobald alle erforderlichen Freigaben gemäß den konfigurierten Regeln vorliegen, wird die Zahlung zur Verarbeitung weitergeleitet.
Nachverfolgung: Alle Benutzer können den Live-Status der von ihnen eingereichten oder zu genehmigenden Zahlungen verfolgen, während Administratoren Zugriff auf detaillierte Audit-Protokolle haben.
F: Was passiert, wenn ich eine ausstehende Zahlung habe und die Zahlungsfreigaberegeln ändere?
Freigaberegeln gelten nicht rückwirkend. Die ausstehende Zahlung unterliegt daher den vorherigen Regeln. Wenn Sie diese Zahlung mit den neuen Regeln verarbeiten möchten, muss die Zahlung storniert und neu angewiesen werden.
Konfigurationsszenarien
Nachfolgend finden Sie praktische Szenarien, die zeigen, wie Sie interne Unternehmensrichtlinien in funktionale Systemregeln übersetzen können.
Szenario 1: Einfach
Gruppen: A (1 Mitglied)
Spanne | Regel |
0.00 → Unbegrenzt | 1 Person aus den Genehmigern |
„Ersteller der Zahlung als Genehmiger zählen“ EIN → Ersteller genehmigt selbst. Duale Administrator-Kontrolle AUS. Geringster Aufwand, minimale Funktionstrennung.
Szenario 2: Nach Betrag gestaffelt (Funktionstrennung)
Gruppen: A (2 Mitglieder); B (2 Mitglieder)
Spanne | Regel |
0.00 → 10,000 | 1 aus A |
10,000 → 100,000 | 1 aus A + 1 aus B |
100,000 → Unbegrenzt | 2 aus B |
„Ersteller als Genehmiger zählen“ AUS → echtes Vier-Augen-Prinzip bei größeren Zahlungen.
Szenario 3: Parallele Kombinationen
Gruppen: A (2 Mitglieder); B (2 Mitglieder); C (2 Mitglieder)
Spanne | Regel |
50,000 → Unbegrenzt | 1 A + 1 C, ODER 1 B + 1 C, ODER 2 C |
Eine dieser Kombinationen ist ausreichend. Redundanz sorgt dafür, dass einzelne Abwesenheiten Zahlungen nicht blockieren.
Szenario 4: Hohe Kontrolle (Duale Admin-Kontrolle + vollständiges Vier-Augen-Prinzip)
Gruppen: A (3 Mitglieder); B (2 Mitglieder); C (2 Mitglieder)
Spanne | Regel |
0.00 → 25,000 | 1 A + 1 B |
25,000 → 250,000 | 1 A + 2 B |
250,000 → Unbegrenzt | 1 B + 1 C |
Zweifache Admin-Genehmigung EIN, „Zahlungsersteller als Genehmiger zählen“ AUS. Maximale Funktionstrennung und Änderungskontrolle.
Szenarienvergleich
| Szenario 1 | Szenario 2 | Szenario 3 | Szenario 4 |
Genehmiger pro Zahlung | 1 | 1-2 | 2 | 2-3 |
Nach Betrag gestaffelt | Nein | Ja | Ja | Ja |
Parallele Kombinationen | Nein | Nein | Ja | Optionale |
Duale Admin-Kontrolle | Aus | Aus | Optionale | Ein |
Ersteller zählt als Genehmiger | Ein | Aus | Aus | Aus |
Best Practices für komplexe Workflowszenarien
Um sicherzustellen, dass Ihre Freigaberegeln genau wie gewünscht funktionieren, beachten Sie bitte die folgenden betrieblichen Empfehlungen:
Planen: Zeichnen Sie Ihren Workflow auf Papier auf, bevor Sie ihn in Ebury Online eingeben. Definieren Sie jeden Grenzwert und die spezifische Logik „Wer kann was genehmigen“ für jede Stufe klar.
Gruppen logisch nutzen: Richten Sie klare, hierarchische Benutzergruppen Zuweisungen ein (z. B. hat Gruppe A die höchste Berechtigungsstufe), um komplexe Regeln einfach verwalten zu können.
Lücken vermeiden: Überprüfen Sie gründlich, dass die Wertebereiche lückenlos und nahtlos aneinander anschließen, damit kein Transaktionswert ohne anwendbare Regel bleibt (z. B. wenn eine Regel bei EUR 12,000 endet, muss die nächste Regel bei EUR 12,000.01 beginnen usw.).
Setup testen: Sobald Ihre neuen Regeln vollständig genehmigt und aktiv sind, erstellen Sie eine Testzahlung mit geringem Wert, um zu bestätigen, dass das System sie an die richtigen Genehmiger weiterleitet.