Die Einrichtung Ihrer benutzerdefinierten Genehmigungsworkflows (Custom Approval Workflows) auf Ebury Web hilft Ihnen dabei, globale Zahlungen sicher zu verwalten und gleichzeitig Ihre internen Finanzvorgaben vollständig einzuhalten. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Konfiguration, Aktivierung und Verwaltung Ihres Workflow-Frameworks.
Bevor Sie beginnen: Einrichtung Ihrer Kontoadministratoren
Um Ihr Prozessrahmenwerk in Betrieb zu nehmen, müssen Sie zunächst Ihren Account Manager bitten, Ihren ersten Genehmigungsadministrator (Approval Administrator) auf unserer Seite einzurichten.
Sobald dieser erste Administrator auf Ebury Web aktiv ist, kann er — sowie alle später hinzugefügten Administratoren — nahtlos weitere Genehmigungsadministratoren für das Konto festlegen, indem er diese Schritte befolgt:
Gehen Sie zu "Admin-Genehmigung"
Gehen Sie zu “Benutzer mit Admin-Genehmigungsrechten”
Sie können weitere Benutzer mit Admin-Genehmigungsrechten hinzufügen, indem Sie auf das Dropdown-Menü klicken und diese dort auswählen.
Bitte beachten Sie: Um eine sichere Struktur zu gewährleisten, können nur Benutzer, die erfolgreich als Genehmigungsadministratoren hinzugefügt wurden, in Ihre benutzerdefinierten Genehmigungsgruppen aufgenommen werden.
Wenn Sie bereit sind zu beginnen, befolgen Sie die folgenden fortlaufenden Schritte, um Ihre Freigabestruktur zu erstellen:
So richten Sie ein Genehmigungsworkflow-Framework ein
Die Konfiguration benutzerdefinierter Regeln stellt sicher, dass Ihre Unternehmensausgaben genau die Autorisierungsstufen durchlaufen, die Ihr Unternehmen benötigt. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihr Framework aufzubauen:
1. Benutzer vordefinierten Gruppen zuweisen
Schritt 1: Melden Sie sich bei Ebury Web an und gehen Sie zum Einstellungsbereich für den Genehmigungs-Workflow.
Schritt 2: Wählen Sie "Benutzergruppen".
Schritt 3: Wählen Sie die spezifische Gruppe aus, die Sie verwalten möchten (Gruppe A, Gruppe B, Gruppe C oder Gruppe D).
Schritt 4: Wählen Sie die Option zum Hinzufügen von Benutzern.
Schritt 5: Wählen Sie die erforderlichen Benutzer aus der verfügbaren Liste aus. Die hier angezeigten Kontakte sind diejenigen, die im Schritt “Admin-Genehmigung” hinzugefügt wurden.
Schritt 6: Bestätigen Sie die Zuweisung und wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen erforderlichen Benutzer und Gruppen.
2. Grenzwerte und Zahlungsgenehmigungsregeln definieren
Legen Sie Ihre Zahlungslimits in EUR, GBP oder USD fest, um zu bestimmen, welche genaue Kombination von Genehmigern für jede Stufe gilt.
Schritt 1: Wählen Sie "Zahlungsgenehmigungsregeln".
Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen Grenzwertbereich (z. B. EUR 0 - EUR 5.000).
Schritt 3: Geben Sie die erforderliche Kombination von Genehmigungsgruppen für diese spezifische Stufe an. Zum Beispiel:
Stufe A (EUR 0 - EUR 5.000): Erfordert möglicherweise 1 x Gruppe A.
Stufe B (EUR 5.000,01 - EUR 250.000): Erfordert möglicherweise eine Kombination wie 1 x Gruppe A + 1 x Gruppe B oder 3 x Gruppe B.
Schritt 4: Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle verbleibenden Werte, um eine vollständige Abdeckung zu erreichen.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Ihre konfigurierten Schwellenwerte alle möglichen Bereiche von 0 bis unbegrenzt abdecken.
Schritt 5: Ändern Sie Ihre Genehmigungsregeln, wann immer sich Ihre Unternehmensstruktur oder Ihre geschäftlichen Anforderungen ändern.
Aktualisieren Sie die Benutzerzuweisungen innerhalb Ihrer vordefinierten Genehmigungsgruppen, wenn sich interne Rollen weiterentwickeln.
Aktualisieren Sie die Zahlungsschwellenwerte dynamisch, um in Bezug auf sich ändernde Finanzrichtlinien auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Bitte beachten Sie: Regeländerungen gelten nicht für bereits in Bearbeitung befindliche Zahlungen. Um neue Regeln auf eine aktive Zahlung anzuwenden, müssen Sie diese nach der Aktualisierung Ihrer Regeln stornieren und erneut anweisen.
3. Workflow speichern und aktivieren
Schritt 1: Sobald alle Konfigurationen (Schwellenwerte und Regeln) abgeschlossen sind, klicken Sie auf "Speichern" bzw. “Änderungen übernehmen”.
Schritt 2: Klicken Sie auf "Aktivieren". Ab diesem Zeitpunkt erfordert jede Zahlung automatisch die Autorisierung durch die zugewiesenen Nutzer der jeweiligen Gruppen.
Admin-Genehmigungen & Aktivitätsprotokoll
Kontoadministratoren können die Plattformberechtigungen über diese dafür vorgesehene Seite ganz einfach ändern:
Admin-Genehmigung: Im ersten Schritt des Tutorials erwähnt und erklärt.
Zweifache Admin-Genehmigung: Die Aktivierung dieser Funktion stellt sicher, dass alle von einem Administrator an Gruppen oder Schwellenwerten vorgenommenen Änderungen von einem zweiten Administrator überprüft und bestätigt werden müssen, bevor sie wirksam werden.
Zahlungsersteller als Genehmiger zählen: Wenn diese Option aktiviert ist, zählt die Plattform die anfängliche Zahlungserstellung als erste erforderliche Genehmigung.
Aktivitätsprotokoll:
Hier überprüfen und genehmigen Sie Konfigurationsänderungen, wenn "Zweifache Admin-Genehmigung" aktiviert ist.
Dieser Bereich bietet eine vollständige Audit-Historie, um alle Änderungen zu überprüfen, die im Laufe der Zeit an einer Regel vorgenommen wurden.
Sicherheitsmaßnahmen
Um Ihr Unternehmen vor Fehlern zu schützen und eine nahtlose Überwachung zu gewährleisten, enthält Ebury Web integrierte Sicherheitsfunktionen:
Selbstgenehmigung: Um das finanzielle Risiko zu minimieren, ist die Funktion Zahlungsersteller als Genehmiger zählen standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie möchten, dass Benutzer von sich selbst initiierte Transaktionen genehmigen können, müssen Sie dies explizit über die Admin-Seite aktivieren.
Einmalige Genehmigungsregel: Ein Benutzer kann eine Zahlung nur einmal pro Workflow-Ausführung autorisieren, selbst wenn er zufällig mehreren Gruppen angehört, die für diese spezifische Schwellenwertstufe erforderlich sind.
Empfehlungen für Best Practices
Spiegeln Sie interne Richtlinien wider: Definieren Sie klare, logische Grenzen, die Ihre tatsächliche Zeichnungsberechtigungsmatrix im Unternehmen widerspiegeln.
Planen Sie Abwesenheiten ein: Halten Sie eine überschaubare, aber ausreichende Anzahl von Benutzern in jeder Genehmigungsgruppe aufrecht, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten, wenn Teammitglieder abwesend sind.