Konfigurowanie niestandardowych procesów zatwierdzenia w Ebury Web pomaga bezpiecznie zarządzać płatnościami globalnymi, zachowując pełną zgodność z wewnętrznymi politykami finansowymi firmy. Niniejszy przewodnik krok po kroku przeprowadzi Cię przez proces konfiguracji, aktywacji i zarządzania tym schematem.
Zanim zaczniesz: Konfiguracja administratorów konta
Aby uruchomić schemat zatwierdzeń, musisz najpierw poprosić swojego Opiekuna Konta o dodanie pierwszego Administratora Zatwierdzeń po naszej stronie.
Gdy ten pierwszy administrator będzie już aktywny w Ebury Web, może on - jak i każdy kolejny dodany administrator - łatwo wyznaczać innych Administratorów Zatwierdzeń dla konta, wykonując następujące kroki:
Przejdź do sekcji „Zatwierdzanie przez administratora”.
Wybierz „Administratorzy zatwierdzający”.
Nowe kontakty jako Administratorów Zatwierdzających dodasz, klikając rozwijane menu i wybierając je z listy.
Uwaga: Aby zachować bezpieczeństwo schematu, do niestandardowych grup zatwierdzających można dodawać wyłącznie użytkowników, którzy zostali pomyślnie dodani jako Administratorzy Zatwierdzający.
Jeśli chcesz rozpocząć, wykonaj poniższe kroki, aby zaplanować swój schemat:
Jak skonfigurować schemat procesu zatwierdzania
Konfiguracja niestandardowych reguł gwarantuje, że wydatki firmy przechodzą przez dokładne poziomy autoryzacji, jakich wymaga Twoja działalność. Wykonaj poniższe kroki, aby zbudować swój schemat:
1. Przypisz użytkowników do predefiniowanych grup
Krok 1: Zaloguj się do Ebury Web i przejdź do obszaru ustawień Zatwierdzenia.
Krok 2: Wybierz opcję „Grupy użytkowników”.
Krok 3: Wybierz konkretną grupę, którą chcesz zarządzać (Grupa A, Grupa B, Grupa C lub Grupa D).
Krok 4: Wybierz opcję dodawania użytkowników.
Krok 5: Wybierz wymaganych użytkowników z dostępnej listy. Wyświetlane tu kontakty to osoby dodane w kroku „Administratorzy zatwierdzający”.
Krok 6: Potwierdź przypisanie i powtórz ten proces dla wszystkich pozostałych użytkowników i grup.
2. Zdefiniuj progi płatności i reguły zatwierdzania
Ustaw limity płatności w EUR, GBP lub USD, aby określić dokładną kombinację zatwierdzających dla każdego poziomu.
Krok 1: Wybierz „Reguły zatwierdzania płatności”.
Krok 2: Utwórz nowy zakres progu (np. EUR 0 - EUR 5,000).
Krok 3: Określ wymaganą kombinację Grup Zatwierdzających dla danego poziomu. Na przykład:
Poziom A (EUR 0 - EUR 5,000): Może wymagać 1 x Grupa A.
Poziom B (EUR 5,000.01 - EUR 250,000): Może wymagać kombinacji takiej jak 1 x Grupa A + 1 x Grupa B lub 3 x Grupa B.
Krok 4: Powtórz ten proces dla wszystkich pozostałych progów, aby uzyskać pełne pokrycie.
Uwaga: Upewnij się, że skonfigurowane progi obejmują wszystkie możliwe zakresy od 0 do bez limitu.
Krok 5: Modyfikuj reguły zatwierdzania, ilekroć zmieni się struktura firmy lub potrzeby biznesowe.
Aktualizuj przypisania użytkowników w ramach predefiniowanych grup zatwierdzających, gdy ewoluują role wewnętrzne.
Dynamicznie aktualizuj progi płatności, aby zachować zgodność ze zmieniającymi się politykami finansowymi.
Pamiętaj: Zmiany w regułach nie dotyczą płatności będących już w toku. Aby zastosować nowe reguły do aktywnej płatności, należy ją anulować i utworzyć ponownie po zaktualizowaniu reguł.
3. Zapisz i aktywuj proces
Krok 1: Po zakończeniu konfiguracji (Progów i Reguł) kliknij „Zapisz”.
Krok 2: Kliknij „Aktywuj”. Od tego momentu każda płatność automatycznie wymagać będzie autoryzacji wyznaczonych użytkowników z odpowiednich grup.
Zatwierdzenia administratora i dziennik aktywności
Administratorzy konta mogą łatwo zmieniać uprawnienia na platformie z poziomu tej dedykowanej strony:
Administratorzy zatwierdzający: Omówiono i wyjaśniono w początkowym kroku instrukcji.
Podwójne zatwierdzenie administratora: Włączenie tej funkcji gwarantuje, że wszelkie zmiany wprowadzone w grupach lub progach przez jednego administratora muszą zostać przejrzane i potwierdzone przez drugiego administratora, zanim wejdą w życie.
Licz twórcę płatności jako osobę zatwierdzającą: Po włączeniu tej opcji platforma zalicza wstępne utworzenie płatności jako pierwszą wymaganą akceptację.
Dziennik aktywności:
W tym miejscu przeglądasz i zatwierdzasz zmiany konfiguracji, jeśli włączona jest podwójna akceptacja administratora („Podwójne zatwierdzenie administratora”).
Ta sekcja zawiera pełną historię audytu, umożliwiającą wgląd we wszelkie zmiany wprowadzane w regułach na przestrzeni czasu.
Zabezpieczenia systemowe
Aby chronić Twoją firmę przed błędami i zapewnić płynny nadzór, platforma Ebury Web została wyposażona w wbudowane funkcje bezpieczeństwa:
Samoakceptacja: Aby zminimalizować ryzyko finansowe, funkcja Licz twórcę płatności jako osobę zatwierdzającą jest domyślnie wyłączona. Jeśli chcesz, aby użytkownicy mogli zatwierdzać własne transakcje, musisz włączyć tę opcję na stronie administratora.
Zasada pojedynczej akceptacji: Użytkownik może autoryzować płatność tylko raz w trakcie jednego cyklu procesu, nawet jeśli należy do kilku grup wymaganych dla danego progu kwotowego.
Zalecenia dotyczące dobrych praktyk
Odzwierciedlaj wewnętrzną politykę: Definiuj jasne i logiczne granice, które dokładnie odzwierciedlają firmową macierz uprawnień do składania podpisów.
Planuj zastępstwa na czas nieobecności: Utrzymuj optymalną i wystarczającą liczbę użytkowników w każdej grupie zatwierdzającej, aby zapewnić ciągłość działania firmy podczas nieobecności członków zespołu.